Evenement organiseren

Voor het organiseren van een evenement hebt u een vergunning nodig. Soms is een melding voldoende. 

  • Melding evenement: regel dit minimaal 15 dagen van tevoren.
  • Evenementenvergunning: regel dit 8 weken van tevoren (voor een grootschalig risicovol evenement: 16 weken).

Start de aanvraag om te zien of u een vergunning of melding nodig heeft. Leg ook alvast, voor zover van toepassing, de benodigde bijlagen klaar. Denk aan:

Start melding/vergunningaanvraag (Zorg dat u bij uw aanvraag de benodigde bijlagen klaar heeft liggen)

Bezwaar

Bent u het niet eens met een besluit van de gemeente? U kunt binnen 6 weken bezwaar maken.

Vragen? Of uw evenement mondeling toelichten?

Neem dan contact op met de afdeling Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH) via tel. 14 0413 of e-mail: vergunningen@meierijstad.nl.

Uitzonderingen
  • Horeca, Sportkantines en Dorpshuizen: organiseert u een activiteit in een horeca-inrichting, sportkantine of dorpshuis? Past de activiteit binnen de normale bedrijfsvoering en vindt deze plaats binnen de grenzen van de horeca-inrichting, sportkantine of dorpshuis? Dan verwijzen wij u naar de webpagina Horeca, sportkantines en dorpshuizen.

  • Wedstrijden of tochten door Meierijstad: is de vergunning of melding voor uw evenement in een andere gemeente dan Meierijstad geregeld? En maakt u gebruik van het grondgebied van Meierijstad? Bijvoorbeeld een wielrenwedstrijd, wandeltocht of stoet. Regel dan bij ons de 'verklaring van geen bezwaar'. Stuur een e-mail met alle informatie over het evenement naar vergunningen@meierijstad.nl.

  • Besloten feest: organiseert u een besloten feest bij u thuis, op school of op uw bedrijf dat niet plaatsvindt op of aan de weg? Dan is er geen melding of vergunning nodig zolang er maar geen sprake is van een grote invloed op het verkeer. Wij adviseren u omwonenden te informeren over eventuele overlast. Houd wel rekening met een eventueel benodigde melding brandveilig gebruik.

Melding brandveilig gebruik

Een melding brandveilig gebruik is nodig als u een evenement / privéfeest organiseert in een:

Tijdelijk gebouw (tent) met meer dan 150 personen

U hoeft dit niet apart te regelen. De melding maakt namelijk al deel uit van de aanvraag evenementenvergunning.
Een privéfeest is geen evenement. Zie hiervoor de toelichting onder het kopje uitzonderingen. In dat geval dient u bij een tijdelijk gebouw met meer dan 150 personen wel een melding te doen via www.omgevingsloket.nl

Bestaand gebouw (bv. sporthal, bedrijfshal) met meer dan 50 personen

Maak een melding als uw evenement niet is opgenomen in de gebruiksvergunning van het gebouw. Stem dit dus af met de eigenaar van het gebouw. De melding maakt u via www.omgevingsloket.nl. Doe dit tegelijk met de aanvraag evenementenvergunning, anders heeft u kans dat wij u de evenementenvergunning niet verlenen.

Kosten 

Geen kosten 

  • Voor een melding hoeft u geen leges te betalen.
  • Ook niet-commerciële evenementen komen in aanmerking voor vrijstelling van leges.

Wel kosten

Voor commerciële evenementen gelden de volgende legestarieven:

Grootte evenement Prijs 2022
Kleinschalig - minder dan 250 bezoekers gelijktijdig aanwezig € 130,-
Middelgroot - tussen 250 en 2500 bezoekers gelijktijdig aanwezig € 390,-
Grootschalig - meer dan 2500 bezoekers gelijktijdig aanwezig € 1.010,-
Verstrekken van zwak-alcoholische dranken (ontheffing artikel 35 Alcoholwet) € 47,-
Gemeentelijke materialen 

Is uw evenement goedgekeurd, dan ontvangt u het ‘Aanvraagformulier gemeentelijk materiaal voor gemeentewerf’. U dient dit formulier ingevuld retour te sturen naar info@meierijstad.nl.

Commerciële evenementen

De basisafspraak is dat commerciële evenementen de kosten voor materiaal, borden en afval zelf voor hun rekening moeten nemen. Hierop zijn twee uitzonderingen

  • Kermissen. Van de kermis als commerciële evenement is bekend dat het in een aantal kernen niet kostendekkend kan worden georganiseerd. Wij vinden het een belangrijk volksfeest dat behoort bij het erfgoed van Meierijstad. 
  • Commerciële jeugd- en jongerenevenementen die beeldbepalend zijn en waarmee Meierijstad zich op de kaart kan zetten, stellen we gelijk aan de niet-commerciële jeugd- en jongerenevenementen. Of iets beeldbepalend is, wordt vastgesteld in overleg met werkatelier ondernemend/citymarketing (bijvoorbeeld een Nederlands kampioenschap BMX of dressuur).

Aan organisatoren van commerciële evenementen is de gemeentewerf (GW) bereid om tegen betaling materialen beschikbaar te stelleen. Deze dienen dan wel voorradig te zijn. De kosten zijn als volgt:

Prijzen gebruik gemeentelijke materialen
Materiaal Kosten per dag*  
Dranghekken € 1,- per stuk
Verkeersborden RVV € 2,50 per stuk
Vlag € 2,50 per 3 stuks
Vlaggenmast € 5,- per stuk
240 liter containers € 2,- per stuk
Grondboor € 1,50
Spiepot / buispaal met bord € 5,- per stuk
Tarief inzet buitendienst gemeente Meierijstad € 85,- per uur

* Omdat het niet mogelijk is om op zaterdag of zondag terug te brengen, wordt het weekend gezien als één dag. Bedragen zijn inclusief BTW.

Niet-commerciële evenementen

In onderstaand schema is de dienstverlening van de gemeentewerf (GW) voor wat betreft het beschikbaar stellen van materialen weergegeven voor de niet-commerciële evenementen. 

  Volksfeesten Jeugd- en jongerenevenementen Festivals Overig
Materiaal als dranghekken, vlaggen (masten), borden

Kosten: gratis

Wij brengen, plaatsen en halen op. Tijdens Koningsdag en carnaval, met uitzondering van de carnavalsoptochten, plaatsen de organisatoren zelf. 

Kosten: gratis

Wij brengen en halen op. Het plaatsen gebeurt door de organisatoren zelf. 

Kosten: gratis

De organisatoren halen op, plaatsen het, en brengen het terug. Met uitzondering van Fabriek Magnifique kunnen wij in noodgevallen bijspringen. Uiteraard tegen betaling.

Kosten: gratis

De organisatoren halen op, plaatsen het, en brengen het terug.

Wij kunnen tegen betaling ook plaatsen en ophalen. 

Afval en afvalcontainers

Wij brengen, plaatsen en halen de containers op. Kosten: gratis

Wij betalen ook de kosten voor het storten van het afval.  

Organisatoren zijn verantwoordelijk voor het schoon opleveren van de evenementenlocatie. Bij volksfeesten zorgt de gemeente hiervoor. 

 

De organisatie haalt zelf de containers op, plaatst deze en brengt ze terug. Voor bouwdorpen en de kindervakantie weken regelen wij dit. 

De organisatie betaalt zelf de kosten voor het storten van het afval. 

Voor bouwdorpen en kindervakantieweken: gemeente besteedt afvoer van bouwsels uit en neemt kosten hiervan voor haar rekening. Voor alle duidelijkheid: dit geldt ook voor ‘normaal afval’. Deze stortkosten neemt de gemeente voor haar rekening .

De organisatie haalt zelf de containers op, plaatst deze en brengt ze terug. 

De organisatie betaalt zelf de kosten voor het storten van het afval. 

De organisatie haalt zelf de containers op, plaatst deze en brengt ze terug. 

De organisatie betaalt zelf de kosten voor het storten van het afval. 

Rijplaten

Wij brengen, plaatsen en halen op.

Kosten:gratis

Wij brengen, plaatsen en halen op. Voor de bouwdorpen althans. 

Kosten: gratis

nvt nvt
Omleidingsborden. Deze borden maakt de gemeentewerf.

Wij brengen, plaatsen en halen op.

Kosten: gratis

Wij brengen, plaatsen en halen op.

Kosten: gratis

De organisator haalt deze zelf op, plaatst deze en brengt ze terug.

Kosten: gratis

De organisator haalt deze zelf op, plaatst deze en brengt ze terug.

Kosten: gratis

Op bovenstaand schema zijn diverse uitzonderingen aan de orde. Voor een overzicht hiervan verwijzen we je naar de nota met het evenementenbeleid (op te vragen bij de gemeente).

Voorwaarden gebruik gemeentelijke materialen

Aan het gebruik van gemeentelijke materialen stelt de gemeente de volgende voorwaarden:

  • De organisator van het evenement is verantwoordelijk voor de beschikbaar gestelde materialen.
  • De materialen zijn alleen af te halen bij de gemeentewerf in Veghel. 
  • De organisator betaalt na afloop eventueel beschadigde materialen en materialen die niet zijn teruggebracht.
  • Indien van toepassing: u betaalt op de gemeentewerf in Veghel vooraf met pin voor de huur van materialen.
  • Bij het afhalen ondertekent de organisator een formulier met daarin aangegeven wat voor materialen er meegenomen worden en wat de voorwaarden zijn (betaling, schades, e.d.) 
  • Kosten voor transport, de inzet van de Buitendienst Meierijstad, verhuur en verrekening van water en stroom worden achteraf gefactureerd. 

Vraag groter dan aanbod

Indien de vraag naar materialen en borden groter is dan beschikbaar dan overlegt de GW met de organisator(en) hoe dit op te lossen is. Indien de GW gevraagd wordt werkzaamheden te doen, die in bovenstaand schema door een organisator gedaan zou moeten worden, is dit bespreekbaar tegen nader te bepalen kosten (uurloon is € 85,-).  

Water en elektriciteit van de gemeente

Zowel commerciële als niet-commerciële evenementen betalen het feitelijk verbruik van elektra en water. Maakt u gebruik van gemeentelijke elektrakasten en/of waterputten dan openen wij deze en noteren de meterstanden.

De gemeente neemt alleen het verbruik van elektra en water voor haar rekening bij

  • niet-commerciële volksfeesten en bij
  • enkele specifieke jeugd- en jongerenevenementen te weten bouwdorpen/kindervakantieweken en de Nationale Buitenspeeldag (uiteraard voor zover er gebruik gemaakt wordt van gemeentelijke aansluitingen).
Dienstverlening Volksfeesten Jeugd- en jongerenevenementen Festivals Overig
Electrakasten (eventuele aggregaten zijn niet beschikbaar bij de gemeentewerf, de kosten hiervan zijn voor de organisator)

Wij openen en sluiten gratis de electrakasten.

 

Wij openen en sluiten gratis de electrakasten

Wij openen en sluiten gratis de electrakasten

Wij openen en sluiten gratis de electrakasten

Waterput

Wij openen en sluiten gratis de put.

Wij leveren gratis een aansluitende slang plus watertappunten. 


Levering andere slangen: organisator. Kosten: organisator
 

Wij openen en sluiten gratis de put.

Wij leveren gratis een aansluitende slang plus watertappunten. 


Levering andere slangen: organisator. Kosten: organisator

Wij openen en sluiten gratis de put.

Wij leveren gratis een aansluitende slang plus watertappunten.

Levering andere slangen: organisator. Kosten: organisator

Wij openen en sluiten gratis de put.

Wij leveren gratis een aansluitende slang plus watertappunten. 


Levering andere slangen: organisator. Kosten: organisator

Verbruik electra en water Registratie verbruik en doorbelasting door gemeente. Kosten: gemeente. Registratie verbruik en doorbelasting door gemeente. Kosten: organisator. Met uitzondering van bouwdorpen, kindervakantieweken en Nationale Buitenspeeldag: kosten voor de gemeente.  Registratie verbruik en doorbelasting door gemeente. Kosten: organisator. Registratie verbruik en doorbelasting door gemeente. Kosten: organisator.

 

Wilt u gebruik maken van gemeentelijk stroom en water? Neem dan contact op met de gemeentewerf via 14 0413.

Nutsvoorziening Kosten er eenheid

Prijzen gebruik nutsvoorziening

Gebruik stroom € 0,26 per kWh
Gebruik water € 0,84 per m3