Evenement organiseren

Voor het organiseren van een evenement hebt u een vergunning nodig. Soms volstaat een melding. Via het aanvraagformulier ‘start melding/vergunning aanvraag’ komt u te weten of het om een vergunning gaat of melding. Regel dit op tijd.

• Melding evenement: regel dit minimaal 15 dagen van tevoren. Hier zijn geen kosten aan verbonden.
• Evenementenvergunning: regel dit 8 weken van tevoren (voor een grootschalig risicovol evenement zelfs 16 weken van tevoren).

Vragen? Evenement toelichten

Wilt u uw evenement liever eerst mondeling toelichten? Neem dan contact op met het werkatelier Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH) via telefoonnummer 14 0413 of e-mail: vergunningen@meierijstad.nl.

Beleid

Evenementen moeten passen binnen de kaders van het evenementenbeleid en worden behandeld conform de uitvoeringsnotitie. Voor vergunningvrije evenementen die gemeld moeten worden, geldt de regelgeving uit het aanwijzingsbesluit vergunningvrije evenementen.

Uitzonderingen

1. Openbare inrichtingen, horeca-inrichtingen en sportinrichtingen

Openbare inrichtingen, horeca-inrichtingen en sportinrichtingen (ofwel bedrijven die vallen onder het Activiteitenbesluit) mogen een paar keer per jaar een festiviteit organiseren waarbij de reguliere geluidsnormen worden overschreden. Denk bijvoorbeeld aan een liveoptreden op het terras. Op basis van artikel 4:3 APV Meierijstad moet u een festiviteit melden. 

2. Gebruik van grondgebied Meierijstad en vergunning of melding geregeld in andere gemeente

Is de vergunning of melding voor uw evenement in een andere gemeente dan Meierijstad geregeld en maakt u gebruik van het grondgebied van Meierijstad. Denk aan een wielrenwedstrijd, wandeltocht of stoet. Regel dan bij ons de verklaring van geen bedenkingen. Dit kunt u doen door een e-mail te sturen naar vergunningen@meierijstad.nl met daarin uw contactgegevens en de naam en datum van het evenement met een duidelijke omschrijving.

3. Bijeenkomsten bij paracommerciële instellingen

Voor bijeenkomsten door paracommerciële rechtspersonen zijn in artikel 2:34 APV Meierijstad regels opgenomen om oneerlijke concurrentie met commerciële horeca te voorkomen. Melding paracommerciële activiteit. 

4. Privéfeest

Voor een privéfeest is geen melding of vergunning nodig. Wij adviseren u omwonenden te informeren over eventuele overlast. Wel moet er een melding brandveilig gebruik worden gedaan wanneer u het feest organiseert in een:

• bestaand gebouw met meer dan 50 personen;
• tijdelijk gebouw (feesttent) met meer dan 150 personen.

De gebruiksmelding kan worden ingediend via www.omgevingsloket.nl.

Aanvraag vergunning / melding

Een vergunningaanvraag of melding doet u via onderstaande button “start melding / vergunningaanvraag". Tijdens uw aanvraag ziet u of het om een vergunning of melding gaat.

Corona

Het is voor ons belangrijk om te weten hoe u wilt omgaan met de coronaregels. Tijdens uw aanvraag stellen wij u hier vragen over. We begrijpen dat er onzekerheid is over welke regels er (nog) gelden tijdens uw evenement. Deze regels kunnen op het allerlaatste moment ook nog worden aangepast. Bekijk hier een overzicht van hygiënemaatregelen rondom COVID-19 Als voor de realisatie van het evenement de coronaregels weer anders worden dan waarop wij dit getoetst hebben, volgt daarom nog eenzelfde procedure (aanpassing en hertoetsing totaalaanvraag).

Meer informatie tijdelijke wet maatregelen COVID-19. In hoofdstuk 5 van deze tijdelijke wet maatregelen covid-19 staan de voorwaarden opgenomen over de coronamaatregelen waaraan voldaan moet worden. Het advies is om deze voorwaarden door te lezen, zodat u een inschatting kunt maken of het organiseren van uw evenement haalbaar is.

Bijlagen nodig voor aanvraag

Zorg dat u bij uw aanvraag de benodigde bijlagen klaar heeft liggen. Denk aan 

• Bijlage 1: situatieschets evenementterrein
• Bijlage 2: plattegrond objecten groter dan 25m2
• Bijlage 3: Verkeersplan
• Bijlage 4: Veiligheidsplan

Start melding / Vergunningaanvraag  (met DigiD of eHerkenning (betrouwbaarheidsniveau 2))

Bezwaar

Bent u het niet eens met een besluit van de gemeente? U kunt binnen 6 weken bezwaar maken.

Kosten

Meldingen zijn legesvrij en ook aanvragen voor vergunningen voor niet-commerciële evenementen komen in aanmerking voor vrijstelling van leges.

Voor een aanvraag evenementenvergunning voor commerciële evenementen gelden de volgende legestarieven:

Bijlage 1: situatieschets evenementlocatie(s) 

• Ingangen/uitgangen
• Nooduitgangen, inclusief breedte
• Loop- en noodroutes/vluchtwegen
• Brandblusvoorzieningen
• Energiebronnen
• (Nood-)geluidsinstallatie
• (Nood-)lichtinstallatie
• Omgeving van het terrein
• Hekwerken ter afsluiting terrein
• Dranghekken
• Tenten
• Podia
• Energiebronnen
• Koelwagens
• Tappunten
• EHBO
• Toiletten
• Attracties
• Kramen
• Bakwagens en frituren
• Terras, stoelen/banken en (sta)tafels
• Afvalbakken
• Camping
• Douches
• Barbecues
• Open vuur en vuurwerk
• Overige

Bijlage 2: plattegronden objecten groter dan 25m2 

Bijlage 2 - U dient bij een vergunningaanvraag/melding een plattegrond (niet kleiner dan 1:200) van alle objecten groter dan 25m² in te dienen, inclusief legenda.

Op de plattegrond, dienen de volgende aspecten, indien van toepassing, inclusief afmetingen, duidelijk gemaakt te worden:

• Het maximaal aantal personen in de ruimte
• De opstelling van alle inventaris en inrichtingselementen
• Voor zover aanwezig de aanduiding van de situering van:
  • Ingangen/uitgangen
  • Nooduitgangen, inclusief breedte
  • Loop- en noodroutes/vluchtwegen
  • Brandblusvoorzieningen
  • Energiebronnen
  • (Nood-)geluidsinstallatie
  • (Nood-)lichtinstallatie
  • Brandweeringang
  • Draairichting van doorgangen
  • Brand- en rookwerende scheidingsconstructies

Bijlage 3: verkeersmaatregelen 

Evenementen kunnen door hun omvang en inhoud veel invloed hebben op het verkeer. Als dit het geval is moet bij evenementen een verkeersplan worden opgesteld, met daarbij ook een
verkeerstekening. Dit heeft tot doel om de bezoekersstromen te regelen en de overlast voor bedrijven, bewoners en de overige weggebruikers zo veel mogelijk te beperken. De onderdelen uit dit
format kunnen daarvoor, voor zover van toepassing, gebruikt worden.

Gaat u een evenement organiseren waarbij de deelnemers een route over de weg moeten volgen? Dan moet u een routekaart bijvoegen met daarop aangegeven de tijdstippen waarop de
deelnemers bepaalde punten op de route passeren.

Format verkeersplan

Bijlage 4: veiligheidsplan

Als organisator van een evenement bent u primair verantwoordelijk voor de veiligheid van het publiek, medewerkers, deelnemers, publieke eigendommen en een ordelijk verloop van het evenement. Met het opstellen van het veiligheidsplan maakt u inzichtelijk welke risico’s uw evenement met zich meebrengt en welke maatregelen u daar als organisator op treft. In geval van een incident heeft u bovendien alvast nagedacht over de bestrijding zodat de eventuele impact ervan beperkt blijft. Het veiligheidsplan is dan ook een belangrijk document en maakt bij risicovolle evenementen onderdeel uit van de vergunningaanvraag. De gemeente en hulpverleningsdiensten kunnen op basis van het veiligheidsplan bovendien beter bepalen of er aanvullende maatregelen nodig zijn om het evenement nog veiliger te laten verlopen.

U kunt hiervoor het door ons opgestelde document gebruiken om in te vullen:

Format veiligheidsplan

Omgevingsdialoog

Heeft u plannen om een nieuw evenement te organiseren of verwacht u dat uw (gewijzigd) evenement (een groter) effect heeft op de omgeving? Dan is het uw verantwoordelijkheid als organisator om de omgeving te betrekken bij de organisatie van het evenement. Denk hierbij aan het in gesprek gaan met bewoners, ondernemers en organisaties in de omgeving van het evenement. Dit noemen we de omgevingsdialoog. Door de omgeving mee te laten denken en doen in een vroege fase van de organisatie van het evenement kan dit tot betere plannen, meer steun en een soepelere aanvraag voor de evenementenvergunning leiden. De omgevingsdialoog zorgt voor duidelijkheid voor u als initiatiefnemer en organisator, voor de omgeving en voor de gemeente. De omgeving wordt op tijd geïnformeerd waardoor het ons als gemeente duidelijk wordt óf er bezwaren zijn tegen het evenement en of deze eventueel is aangepast aan de bezwaren. Zo houden we allemaal rekening met de verschillende belangen.

Bij de vergunningaanvraag voor uw evenement wordt gevraagd of u een omgevingsdialoog heeft gevoegd of gaat voeren en is er de mogelijkheid om een verslag toe te voegen. Voor het voeren van een omgevingsdialoog geven wij u de volgende handvaten mee:

1. Bepaal de omgeving
2. Nodig uit
3. Ga het gesprek aan 
4. Maak een verslag 
5. Deel het verslag met de omgeving
6. Lever het eindverslag aan bij de gemeente

Materialen, water en elektriciteit

Heeft u voor het evenement materialen, water of elektriciteit nodig, dan kunt u hiervoor bij gemeente Meierijstad terecht. Bij de goedkeuring van uw evenement ontvangt u hiervoor het aanvraagformulier 'Gebruik gemeentelijke materialen / nutsvoorzieningen'. Voor meer informatie neemt u telefonisch contact op via 14 0413.

* Omdat het niet mogelijk is om op zaterdag of zondag terug te brengen, wordt het weekend gezien als één dag. Bedragen zijn inclusief BTW.

Locaties voor evenementen

De belangrijkste evenementenlocaties in Meierijstad.

Toegankelijke evenementen

Wij vinden het belangrijk dat evenementen volledig toegankelijk zijn voor iedereen, dus ook voor mensen met een beperking. Volledige toegankelijkheid kunt u bereiken door gebruik te maken van  de 'Checklist toegankelijkheid evenementen'.

Melding brandveilig gebruik

Een melding brandveilig gebruik is nodig indien u een evenement / privéfeest organiseert in een:

• bestaand gebouw met meer dan 50 personen;
• tijdelijk gebouw (feesttent) met meer dan 150 personen.

De vergunningaanvraag of melding van uw evenement, inclusief de gevraagde plattegrond, wordt gezien als een melding brandveilig gebruik.

Een melding brandveilig gebruik is ook nodig:

• als een bestaand gebouw al beschikt over een melding / vergunning brandveilig gebruik, maar het gebruik van het gebouw vanwege de activiteit anders is dan omschreven in deze melding / vergunning brandveilig gebruik. Als dit het geval is moet de organisatie of de eigenaar van het gebouw 4 weken voorafgaand aan het evenement een nieuwe gebruiksmelding voor het evenement indienen via www.omgevingsloket.nl.

Overlast evenement

Heeft u last gehad van een evenement? Dan kunt u een klacht indienen. Voor geluidsklachten kunt u terecht bij de Omgevingsdienst Brabant Noord.

Promoten evenement

• Promotiemateriaal Made in Meierijstad

Organiseert u een activiteit of evenement in Meierijstad? Of wilt u ons citymarketing logo gebruiken om Meierijstad te promoten? Download het logo en/of bestel tegen kostprijs promotiemateriaal zoals stickers en posters

• Digitale evenementenbord

Op diverse plekken in Meierijstad staan digitale informatieborden. Via dit bord kunt uw evenement promoten.