Handreiking Samen voor een positief en veilig vrijwilligersklimaat

U bent hier:

Gemeente Meierijstad vindt een positief en veilig vrijwilligersklimaat belangrijk. De gemeente wil er, samen met de vrijwilligersorganisaties en vrijwilligerspunten ONS Welzijn en Welzijn de Meierij, voor zorgen dat iedereen zich prettig en veilig voelt tijdens zijn of haar vrijwilligersactiviteiten.

Dit doen we door, samen met deze twee vrijwilligerssteunpunten, de vrijwilligersorganisaties te ondersteunen om randvoorwaarden te scheppen, die hiervoor moeten zorgen. Met de nodige veiligheidsmaatregelen wordt een goede basis neergezet om grensoverschrijdend gedrag te bestrijden en voorkomen.

Gemeente Meierijstad vraagt de vrijwilligersorganisaties om ten minste de volgende maatregelen te nemen:

  • Het vaststellen van een aannamebeleid voor vrijwilligers en begeleiders (overleggen Verklaring Omtrent Gedrag);
  • Het opstellen van een gedragscode of omgangscode voor leden en vrijwilligers;
  • Het benoemen van een vertrouwenscontactpersoon;
  • Het vaststellen van een meldprotocol voor seksuele intimidatie en grensoverschrijdend gedrag.

Deze maatregelen zijn belangrijk voor elke vrijwilligersorganisatie en bij elk vrijwilligersevenement en elke vrijwilligersactiviteit. Extra belangrijk is het voor vrijwilligersorganisaties, die werken met kwetsbare groepen, zoals minderjarigen of mensen met een beperking.

In deze handreiking geven we een toelichting op de verschillende maatregelen. Daarbij geven we telkens aan waar en hoe je ondersteuning kunt vragen.

Het vaststellen van een aannamebeleid voor vrijwilligers en begeleiders

Het is raadzaam om nieuwe vrijwilligers te screenen. Mensen die zich al eerder op één of andere manier schuldig hebben gemaakt aan grensoverschrijdend gedrag, herken je niet aan hun uiterlijk.

Als organisatie heb je een aantal mogelijkheden om meer inzicht te krijgen in de mensen die actief zijn binnen je organisatie:

  1. een kennismakingsgesprek,
  2. een referentiecheck,
  3. de Verklaring Omtrent Gedrag (VOG),
  4. het laten ondertekenen van de gedragsregels en
  5. het checken van de naam bij het Register van ontuchtplegers in de sport.

1. Kennismakingsgesprek

Je kunt als vrijwilligersorganisatie een kennismakingsgesprek voeren met potentiële vrijwilligers. Het laat zien dat de organisatie de inzet van vrijwilligers serieus neemt. Vraag in het gesprek naar de motivatie van de vrijwilliger om met kinderen, ouderen, of andere kwetsbare groepen te willen werken, naar zijn werkervaring en referenties bij vorige organisaties.

2. Referenties checken

Een vrijwilligersorganisatie kan ook de achtergronden van nieuwe vrijwilligers controleren. Dit kan door op basis van het CV contact op te nemen met organisaties uit het verleden waar de vrijwilliger actief is geweest. Vraag hierbij naar mensen die direct met de nieuwe vrijwilliger hebben samengewerkt en vraag bij hen na of de verkregen informatie (uit het CV of gesprek) juist is. Een aantal bestuurders vindt het lastig om referenties te geven of te vragen. Angst om verkeerde dingen te zeggen of iemand onbedoeld te beschadigen, spelen daarbij een rol. De welzijnspartijen kunnen daarbij ondersteunen. Onder het kopje "Aan de slag" staan de contactgegevens.

3. Verklaring omtrent Gedrag (VOG)

Een Verklaring Omtrent Gedrag is een verklaring waarbij het Ministerie van Justitie controleert of de aanvrager strafbare feiten heeft gepleegd die een risico vormen voor de functie waarvoor de verklaring wordt aangevraagd. Zo zal iemand die ooit veroordeeld is voor ontucht met minderjarigen geen VOG krijgen voor trainer/begeleider van een jeugdteam. Het feit dat iemand zo’n verklaring kan overleggen, betekent niet dat iemand nooit met Justitie in aanraking is geweest. Een VOG is een goede mogelijkheid om meer zekerheid te verkrijgen over het verleden van een nieuwe trainer, leider of verzorger.

Als een vrijwilligersorganisatie voldoet aan alle voorwaarden, is een VOG gratis aan te vragen. Deze regeling gratis VOG is bedoeld voor alle organisaties die werken met kwetsbare personen. Doel van de regeling is het voorkomen van grensoverschrijdend gedrag in het vrijwilligerswerk. Om deel te mogen nemen aan de VOG-regeling moet een vrijwilligersorganisatie meerdere preventiemaatregelen nemen om de sociale veiligheid op de club te vergroten, zoals het aanstellen van een vertrouwenscontactpersoon of het invoeren van gedragsregels. Een (sport)vereniging of vrijwilligersorganisatie kan zich aanmelden voor de Regeling Gratis VOG via www.gratisvog.nl. Je dient hiervoor aan een aantal voorwaarden te voldoen, waaronder inschrijving bij de Kamer van Koophandel en een zogenaamde e-herkenning. Als de organisatie is toegelaten kan zij digitaal gratis VOG’s aanvragen voor haar vrijwilligers die werken met kwetsbare personen.

Hulp bij het aanvragen van een VOG?

Heeft u hulp nodig bij het aanvragen van een VOG? De vrijwilligerssteunpunten helpen u graag. Neem gerust contact op via de volgende gegevens:

De welzijnspartijen kunnen samen met jou een VOG aanvragen. Ook kunnen zij je helpen met een DIGID aanvragen, want dat is nodig voor het aanvragen van een VOG. Daarnaast helpen zij je graag als je schriftelijk (in plaats van digitaal) een VOG wilt aanvragen.

4. Gedragsregels

  • Gedragsregels ondertekenen bij sportverenigingen

Neem in alle contracten die je als sportvereniging afsluit met begeleiders de ‘Gedragsregels begeleiders in de sport’ van de georganiseerde sport op. Dit kan in het contract zelf, maar ook door te verwijzen naar het huishoudelijk reglement. Belangrijk is in ieder geval dat de ondertekenende partij kennis neemt van de gedragsregels en zich hier contractueel aan verbindt.

  • Gedragsregels ondertekenen bij vrijwilligersorganisaties

Voor vrijwilligers ligt dit anders dan bij begeleiders die in dienst zijn van een (sport)vereniging: vrijwilligers ondertekenen doorgaans geen contract. Naast het aanvragen van een VOG, is het voor een vrijwilligersorganisatie raadzaam om iedere vrijwilliger de gedragsregels te overhandigen bij de start van de werkzaamheden en een Verklaring Onderwerping Tuchtrecht (VOT) te laten tekenen. Hiermee onderschrijven vrijwilligers de gedragsregels en zijn ze daarop aanspreekbaar. Ook gaat er van het tekenen een preventieve werking uit. De beste manier om iedereen te kunnen houden aan de gezamenlijke regels binnen de sport is het lidmaatschap.

Hulp nodig bij het opstellen van gedragsregels?

Wilt u ondersteuning bij het opstellen van gedragsregels en/of heeft u hulp nodig bij het aanvragen van een VOG? De vrijwilligerssteunpunten helpen u graag. Neem gerust contact op via de volgende gegevens:

Wat als een lid of vrijwilliger zich niet houdt aan de gedragsregels?

Wanneer een lid of vrijwilliger van jouw (sport)vereniging of vrijwilligersorganisatie zich niet houdt aan de gedragsregels, dan heeft het bestuur de opdracht de regels te handhaven. Om dit te kunnen doen, zal uitgezocht moeten worden wat er is voorgevallen. Het is van groot belang dat een organisatie bij een vermoeden van seksuele Intimidatie contact zoekt met de GGD (hulplijn), het Centrum Jeugd en Gezin (CJG) of één van de vrijwilligerssteunpunten.

Praktijkvoorbeeld

De beleids- en procesrol: Het voorkomen van grensoverschrijdend gedrag als vast onderdeel van beleid.

Situatie

Als bestuurslid ben je verantwoordelijk voor het kader van je sportvereniging. Je bent op zoek naar een nieuwe trainer voor de C2. Er is maar één kandidaat, een vrijgezelle man van 51 zonder kinderen. Hij lijkt geschikt, maar je vindt het toch enigszins vreemd dat hij - zonder dat hij ooit iets met de sportvereniging te maken heeft gehad - geïnteresseerd is. Wat doe je?

Mogelijke reactie

In dit geval zijn er een aantal mogelijkheden, die aanvullend dan wel afwisselend gebruikt kunnen worden:

  • Je gaat met deze kandidaat een gesprek aan over zijn motivatie om trainer te worden. Hierbij vraag je specifiek door naar de reden(en) om bij deze club, bij dit team te willen trainen.
  • Je doet navraag bij sportverenigingen waar de kandidaat in het verleden trainer is geweest. Over het inwinnen van referenties is door Vertrouwenspunt Sport een publicatie geschreven waarin beschreven is wat je kunt vragen als je informatie zoekt, maar ook wat je kan vertellen wanneer je om informatie over iemand gevraagd wordt.
  • Je vraagt de kandidaat een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) aan te leveren. Sportorganisaties kunnen zich aanmelden voor de Regeling gratis VOG.
  • Je raadpleegt het register. Je zoekt contact met de raadpleger van jouw sportbond (via de vertrouwenscontactpersoon) en vraagt hem/haar de kandidaat-trainer te checken via het registratiesysteem. Afhankelijk van de aanwezigheid in het registratiesysteem wordt besloten de trainer wel of niet aan te nemen. Het mag duidelijk zijn dat een trainer die op de lijst voorkomt niet benoemd kan worden. De kans op een herhaling (recidive) is bij Seksuele Intimidatie erg hoog.

Het opstellen van een gedragscode of omgangscode voor leden en vrijwilligers

Verenigingen en vrijwilligersorganisaties kunnen vaststellen welk gedrag er binnen de vereniging gewenst is en dit vastleggen in gedragsregels. Deze regels moeten daarna gecommuniceerd worden naar alle leden, zodat de regels bij alle leden bekend zijn. Hiermee wordt gedrag bespreekbaar en kan er opgetreden worden wanneer de regels overschreden worden.

Als vrijwilligersorganisatie kan je de gedragsregels voor begeleiders aanvullen met algemene regels voor alle leden, en dit op een bord bij de accommodatie plaatsen. Je kan ook aan de leden zelf vragen om met gedragsregels te komen. De meest creatieve gedragsregel kan bijvoorbeeld een beloning verdienen. Wees creatief en laat zien dat je een vuist maakt tegen grensoverschrijdend gedrag.

Praktijkvoorbeeld

De weerbaarheidsrol: Problemen zorgvuldig en consistent aanpakken.

Situatie

Een 18-jarige mannelijke begeleider staat tijdens een feest bij de scouting te schuifelen met een 15-jarig meisje uit het groepje dat hij begeleidt. Als bestuurslid ben je op dit feest aanwezig om toezicht te houden. Wat doe je?

Mogelijke reactie

Je loopt naar de begeleider toe en vraagt hem even mee te komen. Je neemt hem apart en spreekt hem aan op zijn gedrag. Je legt uit dat dit in strijd is met de gedragsregels voor begeleiders.

Het benoemen van een vertrouwenscontactpersoon

De vertrouwenscontactpersoon (VCP) is het eerste aanspreekpunt voor iedereen die te maken heeft met seksuele intimidatie of ander ongewenst gedrag. De VCP is er voor vrijwilligers, ouders van leden of vrijwilligers, toeschouwers, kaderleden, bestuur, etc. Deze persoon biedt een luisterend oor, geeft raad en verwijst door naar geschikte hulp. De VCP is op de hoogte van de mogelijkheden die er zijn om hulp te krijgen. Ze wijzen de weg bij vragen en kunnen actief meedenken over preventieve maatregelen.

Binnen de organisatie heeft de VCP een neutrale positie. De VCP wordt geacht te handelen volgens een vast protocol. Het is niet de bedoeling dat de VCP het probleem van de melder overneemt, inhoudelijk begeleidt of zelf onderzoek doet. De VCP maakt wel melding van een probleem of incident bij het bestuur. Dit gaat via een rapportagesysteem waarbij de gegevens anoniem gemaakt, zodat ze door andere partijen niet terug te leiden zijn naar een persoon. Alle informatie die de VCP ontvangt, wordt vertrouwelijk en zoveel mogelijk anoniem behandeld.

Profiel en selectie

Een goede vertrouwens(contact)persoon:

  • is sociaal, toegankelijk, oprecht en gezaghebbend;
  • geniet vertrouwen van de bij de vereniging of bond betrokken medewerkers en leden;
  • heeft levenservaring, is integer en heeft een evenwichtige persoonlijkheid;
  • is een persoon die zich neutraal en onafhankelijk op kan stellen;
  • heeft affiniteit met een sociaal veilige omgeving en wil daaraan een bijdrage leveren.

Download volledig functieprofiel (Pdf).

Heeft uw organisatie of vereniging geen vertrouwenscontactpersoon?

Niet elke organisatie of vereniging heeft een vertrouwenscontactpersoon. Heeft uw eigen vereniging of organisatie geen VCP? Zowel Welzijn de Meierij in Sint-Oedenrode en Schijndel als ONS Welzijn in Veghel hebben een sociale werker in dient, die optreedt als VCP. Neemt u gerust contact met hen op

Bent u vrijwilliger en wilt u vertrouwenspersoon worden?

Wilt u zelf vertrouwenscontactpersoon worden? Het volgen van een opleiding is noodzakelijk. De vrijwilligerssteunpunten kunnen de VCP’s ook scholen en ondersteunen.

Het vaststellen van een meldprotocol voor seksuele intimidatie en grensoverschrijdend gedrag

Met een meldprotocol zet je precies op een rij wat er moet gebeuren als het een keer mis gaat. Door dit vooraf te doen, voorkom je misverstanden en verwarring. Daar komt nog bij dat het voor veel mensen, zoals ouders en familie, een gerust gevoel geeft dat zoiets goed geregeld is.

En verder?

Naast deze mogelijkheden kan je ook contact opnemen met de 24/7 hulplijn van de GGD, voor zowel (sport)verenigingen als vrijwilligersorganisaties. De GGD heeft een team van speciaal opgeleide professionals met veel expertise op dit gebied.

Aan de slag

We verwachten dat vrijwilligersorganisaties met deze handreiking aan de slag gaan om maatregelen te implementeren binnen de organisatie ter preventie en bestrijding van grensoverschrijdend gedrag.

De gemeente Meierijstad gaat samen met de vrijwilligerssteunpunten themabijeenkomsten organiseren om verenigingen te helpen bij het nemen van maatregelen ter preventie bestrijding van grensoverschrijdend gedrag.

Als vrijwilligersorganisaties advies of ondersteuning willen, kunnen zij hiervoor ook terecht bij een aantal professionele organisaties. Dit zijn de volgende organisaties:

Voor sportverenigingen: hulplijn GGD

Samen met de GGD en de gemeenten ‘s-Hertogenbosch en Bernheze doen we mee in een project om een positief sportklimaat te stimuleren. In samenwerking met NOC*NSF worden er cursussen gegeven voor de VCP, en themabijeenkomsten georganiseerd. Daarnaast komt er een 24/7 hulplijn die sportverenigingen kan ondersteunen. Voor meer informatie kan je terecht op de website van GGD.

Vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk (NOV)

Het project ‘in veilige handen’ helpt vrijwilligersorganisaties met het nemen van maatregelen om grensoverschrijdend gedrag tegen te gaan. Voor meer informatie kan je terecht op NOV – in veilige handen.

Welzijnsorganisaties

Bij het CJG kunnen kinderen en jongeren (0-23 jaar) en ouders vragen stellen over veel onderwerpen. Bij het CJG (Centrum voor Jeugd en Gezin) werken deskundige medewerkers die met je meedenken. Ook professionals die veel met jeugdigen werken, zoals onderwijzers, peuterspeelzaalleidsters en sportcoaches, kunnen bij het CJG terecht voor informatie, advies en praktische tips over opgroeien en opvoeden.

Hoe tevreden bent u over de website van de gemeente Meierijstad?