Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Meierijstad

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid Meierijstad draagt bij aan het verwezenlijken van het  gemeentelijke beleid. Daarnaast spant de Gemeente zich continu in voor een verdere  professionalisering van de Inkoop- en aanbestedingspraktijk.

In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt inzichtelijk en transparant gemaakt welke doelstellingen, uitgangspunten en kaders gelden voor inkoop in de Gemeente Meierijstad. De  Gemeente leeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 2). Aangezien  Inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient de Gemeente continu bezig te zijn met het  doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. 

Daarnaast gaat de Gemeente bij het Inkopen van Werken, Leveringen of Diensten uit van:

1. Juridische uitgangspunten: hoe gaat de Gemeente om met de relevante regelgeving? (zie  verder hoofdstuk 3)
2. Ethische en ideële uitgangspunten: hoe gaat de Gemeente om met de maatschappij en  het milieu in haar inkoopproces? (zie verder hoofdstuk 4)
3. Economische uitgangspunten: hoe gaat de Gemeente om met de markt en  Ondernemers? (zie verder hoofdstuk 5)
4. Organisatorische uitgangspunten: hoe koopt de Gemeente in? (zie verder hoofdstuk 6)

De Gemeente wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:

• a. Rechtmatig en doelmatig Inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.
  De Gemeente leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het  Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de Gemeente efficiënt en effectief in.  De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het  beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten 
• b. Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn.
  Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkoop.  Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen  en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven  naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de  inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de  Contractant en in wederzijds respect tussen de Gemeente en de Contractant. De Gemeente  spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover  die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.
• c. Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijskwaliteit verhouding.
  Bij het Inkopen van Werken, Leveringen en Diensten kan de Gemeente ook interne en  andere (externe) gemeentelijke kosten gedurende de hele levensloop van de in te kopen  Werken, Leveringen en/of Diensten betrekken in de afweging. Ook de kwaliteit van de in te  kopen Werken, Leveringen en/of Diensten speelt een belangrijke rol. 
• d. Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van de Gemeente
  Inkoop moet ondersteunend zijn aan het gehele prestatieniveau van de Gemeente en daar direct en voortdurend aan bijdragen. De concrete doelstellingen van Inkoop zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van zoveel mogelijk gemeentelijke doelstellingen.
• e. Maatschappelijk verantwoord inkopen (duurzaam en sociaal). 
  De gemeente neemt ethische en ideële uitgangspunten mee in haar inkoopproces in  verband met de voorbeeldfunctie en gewenste aandacht voor milieu en maatschappij. 
• f. Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de Gemeente.
  In het bijzonder sluit het beleid aan op het volgende gemeentelijke beleid:
  • • Visiedocument Meierijstad;
  • • Organisatiefilosofie;
  • • Organisatiestructuur.

Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële, economische en  organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Deze  uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.

3.1 Algemeen juridisch kader

De Gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de Gemeente restrictief worden  uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving  wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving  volgen uit:

• Aanbestedingswet en bijbehorende regelgeving zoals Gids proportionaliteit: het  nationaal geldende wettelijke kader voor overheidsinkoop- en aanbestedingsprocedures.
• Europese wet- en regelgeving: het Europees wettelijke kader voor overheidsinkoop- en  aanbestedingsprocedures.
• Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten.
• Gemeentewet: het wettelijke kader voor gemeenten.

3.2 Uniforme documenten

De Gemeente streeft er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en  landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De  Gemeente past bij de betreffende Inkoop in ieder geval toe:

• Het meest actuele Aanbestedingsreglement werken;
• Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten gemeente Meierijstad;
• Algemene ICT inkoopvoorwaarden gemeente Meierijstad.

3.3 Algemene beginselen bij Inkoop

a. Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

De Gemeente neemt bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten de volgende  algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

• Gelijke behandeling: Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden  behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of  indirecte discriminatie is verboden.
• Non-discriminatie: Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.
• Transparantie: De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te  zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal  zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.
• Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan  de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de  opdracht. De Gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen  eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking  tot de contractvoorwaarden.
• Wederzijdse erkenning: Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten  van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op  gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de Gemeente.

b. Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

De Gemeente neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht,  zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

3.4 Grensoverschrijdend belang

Voorafgaand aan Inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk  grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een  duidelijk grensoverschrijdend belang past de Gemeente de algemene beginselen van het  aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk  grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij  buiten Nederland gevestigde Ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse.

Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend  belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht,  de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd.

Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend  belang, zal de Gemeente een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit  het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal de Gemeente op  haar website plaatsen en/of in andere gebruikelijke (digitale) platforms, zoals dagbladen.

3.5 Mandaat en volmacht

Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de  Gemeente. De Gemeente is slechts gebonden aan verbintenissen en verplichtingen op basis van  rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

3.6 Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts vooraf mogelijk en toegestaan op  basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders van  de Gemeente en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. Afwijking achteraf is wegens strijd met de algemene uitgangspunten bij Inkoop onwenselijk en  daarom niet toegestaan.

4.1 Integriteit

a. De Gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.

De Gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De  bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en  objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.

b. De Gemeente contracteert enkel met integere Ondernemers.

De Gemeente wil enkel zaken doen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met  criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkoop (en  aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het  hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’.

4.2 Duurzaam Inkopen

Bij Inkopen neemt de Gemeente waar mogelijk milieuaspecten in acht. De Gemeente heeft een  voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. De Gemeente streeft er naar om 100%  duurzaam in te kopen. Duurzaam Inkopen is het meenemen van sociale aspecten en  milieuaspecten in het inkoopproces. In samenspraak met de duurzaamheidscoördinator zal de duurzaamheidsparagraaf van de inkoopstrategie worden bepaald. 

4.3 Inkoop vindt op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats

Hierbij spelen onderwerpen als arbeidsreïntegratie, arbeidsomstandigheden en – indien passend  – social return. De Gemeente heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Zij  stimuleert daarom - waar mogelijk en doelmatig – met gebruikmaking van een afzonderlijk  beleidsdocument, de participatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in het  arbeidsproces. Ook in het inkoop- en aanbestedingsproces zal dit beleid onverkort worden  uitgevoerd. Daarnaast worden Werken, Leveringen en/of Diensten geweerd die onder niet  aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van  werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen. In samenspraak  met de beleidsmedewerker arbeidsparticipatie zal de socialreturnparagraaf worden opgesteld.

4.4 Fair trade

Het inkoopbeleid is gericht op het behalen en behouden van het certificaat “Fairtrade gemeente”. Bij alle gemeentelijke inkopen waarop de Fairtradecriteria van toepassing kunnen zijn, worden deze ook toegepast.

4.5 Innovatie

De Gemeente moedigt – daar waar mogelijk– innovatiegericht Inkopen (en aanbesteden) aan. Bij  innovatiegericht Inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing én laat de Gemeente ruimte  aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een  volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen  van een bestaand ‘product’.

5.1 Product- en marktanalyse

Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd. De Gemeente acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of  marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de  relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de  Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn  (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsulatie met Ondernemers kan onderdeel  uitmaken van de marktanalyse.

5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

a. De Gemeente acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk.

De Gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel  tijdens als na de contractperiode. De Gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes  bij haar Inkoop (waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege  de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

b. De Gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.

Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de  Gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen  (innovatie) of het creëren van prikkels. De Gemeente kiest in dat geval voor de meest  aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie  wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate  van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve  Ondernemers.

5.3 Lokale economie en MkB

a. De Gemeente heeft oog voor de lokale economie

Het gemeentelijk beleid is mede gericht op een duurzame ontwikkeling van de lokale en regionale  economie. Dat kan de gemeente niet alleen. Hierom gebeurt dit in nauwe samenwerking met het  bedrijfsleven. Hierbij houden wij oog voor de verschillende belangen, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan,  wordt rekening gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van de Inkoop.

5.4 Samenwerkingsverbanden

De Gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkoop.  Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor  samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze  samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op  inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en  sociale regelgeving.

5.5 Bepalen van de inkoopprocedure

De Gemeente zal per inkoop bepalen welke inkoopprocedure zij zal doorlopen. De te doorlopen inkoopprocedure wordt onderbouwd in de op te stellen inkoopstrategie. De inkoopstrategie leidt er  onder meer toe dat er bewuste keuzes (zie hoofdstukken 4 en 5 van dit inkoopbeleid) worden gemaakt en dat wordt voldaan aan de motiveringsverplichtingen die vanuit de aanbestedingsregels op de gemeente rusten. De zwaarte van de motivering en het aantal onderwerpen waarover gemotiveerd moet worden is mede afhankelijk van het bedrag van de inkoop. Dit om naast rechtmatig ook doelmatig in  te kopen. Hierom hanteert de Gemeente tevens een drempel van €5.000 voor werken, leveringen en diensten, waaronder geen inkoopstrategie wordt opgesteld. Het hanteren van deze drempel  vermindert namelijk de administratieve lasten van de gemeente en verbetert de kansen op opdrachten voor het MKB. Op deze wijze geeft de Gemeente tevens uitvoering aan de Gids  proportionaliteit.

6.1 Inkoopproces

Het inkoopproces zal worden vastgelegd in een afzonderlijke proces- en  procedurebeschrijving. Hierbij gelden het inkoopbeleid en de al gemaakte organisatorische  keuzes als uitgangspunt. Kort samengevat gaat het om de volgende randvoorwaarden.  Gekozen is voor centrale inkoop, voor alle inkopen vanaf €5000,-.  Dit houdt in dat het werkatelier inkoop voor bedragen vanaf €5000,- verantwoordelijk is voor  het inkoopproces (hoe).Het vakwerkatelier bepaalt de inhoud (wat en wanneer). Omdat de  inhoud niet van het proces kan worden gescheiden zal de procedure gezamenlijk,  bijvoorbeeld door middel van een inkoopteam, worden gevoerd. Hierbij zal tevens worden  zorggedragen voor een strikte functiescheiding.

6.2 Verantwoordelijken

Inkoop wordt uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. Het werkatelier Inkoop is verantwoordelijk  voor het correct doorlopen van de inkoop- en aanbestedingsprocedure. De portefeuillehouder  Inkoop is bestuurlijk verantwoordelijk voor Inkoop. Het college van burgemeester en wethouders  is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Door middel van  het verlenen van mandaat en/of volmacht kunnen medewerkers bevoegd worden uitgaven te  doen en processtappen te ondernemen. Deze bevoegdheden zullen worden opgenomen in de  algemene mandaatregeling.