Format veiligheidsplan
Maak inzichtelijk welke risico’s uw evenement met zich meebrengt en welke maatregelen u daar als organisator op treft.
Als organisator van een evenement bent u primair verantwoordelijk voor de veiligheid van het publiek, medewerkers, deelnemers, publieke eigendommen en een ordelijk verloop van het evenement.
Met het opstellen van het veiligheidsplan maakt u inzichtelijk welke risico’s uw evenement met zich meebrengt en welke maatregelen u daar als organisator op treft. In geval van een incident heeft u bovendien alvast nagedacht over de bestrijding zodat de eventuele impact ervan beperkt blijft. Het veiligheidsplan is dan ook een belangrijk document en maakt bij risicovolle evenementen onderdeel uit van de vergunningaanvraag. De gemeente en hulpverleningsdiensten kunnen op basis van het veiligheidsplan bovendien beter bepalen of er aanvullende maatregelen nodig zijn om het evenement nog veiliger te laten verlopen.
Hier beschrijft u:
- Wie de organisator van het evenement is;
- Wie de contactpersoon tijdens het evenement is;
- Welke partijen (een deel) van het evenement organiseren;
- Een overzicht van contactpersonen met taken en verantwoordelijkheden zoals beveiliging, EHBO, verkeer, podium, etc.;
- De ervaring van de organisator met het organiseren van evenementen.
Hier beschrijft u duidelijk en overzichtelijk uw evenement. De volgende punten komen o.a. naar voren:
- Soort evenement;
- Grootte van het evenement;
- Soort bezoekers;
- Aantal bezoekers;
- Extra activiteiten.
Verder beschrijft u de volgende profielen:
- Publieksprofiel
- Is het publiek bekend of anoniem?
- Hoe lang blijft het publiek op een bepaalde plek?
- Welke leeftijdscategorie heeft het publiek?
- Zijn het lokale, regionale, nationale of internationale bezoekers?
- Welke eigenschappen heeft het publiek? (denk aan leeftijd, gezondheid, zelfredzaamheid)
- Is er sprake van groepsgedrag?
- Activiteitenprofiel
- Om wat voor soort activiteiten gaat het?
- Kunnen deze activiteiten op zichzelf risico’s met zich meebrengen? (bijvoorbeeld kermis, camping, vuurwerk, evenement aan het water)
- Hoe lang duren de activiteiten?
- Is het publiek deelnemer of toeschouwer?
- Ruimtelijkprofiel
- Hoe is de bereikbaarheid en toegankelijkheid van de locatie?
- Is het een binnen- of buitenlocatie?
- Worden er feesttenten geplaatst?
- Zijn er meerdere, gelijktijdige activiteiten?
- Is de locatie ingericht voor het organiseren van een evenement?
- Gezondheidsprofiel
- Zijn er gevaren voor de volksgezondheid te verwachten?
- Zijn er gevaren ten aanzien van hygiëne te verwachten?
Hier beschrijft u:
- Welke activiteiten op welk moment plaatsvinden;
- Welke artiesten op welk moment tijdens het evenement optreden (als dit van toepassing is);
Hier beschrijft u:
- Welke vorm van beveiliging wordt ingezet;
- Wie hiervoor wordt ingezet en met welk doel;
- Hoeveel beveiliging voor, tijdens en na het evenement wordt ingezet
Een goed bezocht evenement is natuurlijk erg fijn, maar het kan ook té druk worden. Bezoekers hebben hierdoor een minder prettige evenementen ‘beleving’. Daarnaast kan het gevolgen voor uw commerciële activiteiten hebben of zelfs tot gevaarlijke situaties zoals verdrukking leiden. Bovendien moeten alle bezoekers bij calamiteiten het evenemententerrein ook binnen korte tijd veilig kunnen verlaten.
Het in veilige banen leiden van publieksstromen noemen we binnen evenementenveiligheid Crowd management. Het is belangrijk om in de voorbereiding van uw evenement al mogelijke knelpunten zichtbaar te maken en passende maatregelen te benoemen.
Hier beschrijft u:
- Hoeveel bezoekers u (ongeveer) verwacht;
- Wanneer u pieken in publieksdichtheid verwacht (kijk voor een inschatting hiervoor bijvoorbeeld naar ervaringen van vorige edities);
- Op welke plaats(en) u een hoge publieksdichtheid verwacht;
- Welke maatregelen u treft om de bovengenoemde knelpunten weg te nemen.
Nu de basisinformatie van het evenement in kaart is gebracht, kunt u de risico’s gaan inventariseren. De risico’s hangen nauw samen met de hierboven beschreven profielen. Kijk bij de risico inventarisatie naar de kans dat het risico zich voor kan doen en naar de gevolgen (impact) hiervan. Hier beschrijft u:
- Kort welke risico’s u als organisatie naar aanleiding van de profielbeschrijvingen reëel vindt (stel hierin prioriteiten);
- Welke preventieve maatregelen u treft om de geconstateerde risico’s en de gevolgen daarvan te beperken.
Ondanks alle goede voorbereidingen en preventieve maatregelen kunnen zich helaas toch calamiteiten voordoen. Een goede voorbereiding is dan essentieel. Geef aan wie wanneer besluiten neemt. Voorbeelden van scenario’s zijn:
- Ontruiming
- Extreem weer
- Ongeval
- Vechtpartij
- Onrust in het publiek
- Brand
Hier beschrijft u:
- Op welke wijze het horecapersoneel toeziet op een verantwoord alcohol gebruik;
- (als het van toepassing is:) Welke maatregelen u als organisator treft om bezit, openlijk gebruik en handel in drugs tegen te gaan. Kijk voor meer informatie, tips en communicatiemiddelen op www.skipdietrip.nl
Hier beschrijft u:
- Welke maatregelen u als organisator treft om geluidsoverlast voor omwonenden zoveel mogelijk te voorkomen;
- Hoe de afvalvoorziening- en verwerking is geregeld;
- Wie het terrein en omliggende omgeving schoon maakt en wanneer dit gebeurt;
- Wie en hoe de kwaliteit van (drink- of zwem)water gecontroleerd wordt (als dit van toepassing is);
- Hoe de afvoer van het afvalwater is geregeld.
