Advies met gevolg

Rapport Advies met gevolg

Samenvatting

De rekenkamercommissie Meierijstad heeft een onderzoek laten uitvoeren naar de doorwerking van haar adviezen. Meer specifiek: wat is van de adviezen ook gerealiseerd en wat zijn handvatten om aanbevelingen die niet zijn doorgevoerd, alsnog door te voeren.
Ook wilde de rekenkamercommissie reflecteren op de eigen adviezen: wat zijn lessen die kunnen worden geleerd en waar is nog winst te halen.
In het onderzoek is specifiek gekeken naar drie adviezen uit 2018: maatschappelijk vastgoed, duurzaamheid en maatschappelijke initiatieven en de toegang tot het sociaal domein. Het onderzoek is uitgevoerd aan de hand van een uitvoerige scan van documenten en videostreams van commissie en raadsvergaderingen, gesprekken met de rekenkamercommissie, met betrokken ambtenaren, met twee wethouders en met zes raadsleden. Daarnaast is er onder alle raadsleden en burgercommissieleden een peiling uitgevoerd.
De belangrijkste conclusie is dat vrijwel alle aanbevelingen zijn doorgevoerd en de onderzoeken en adviezen door het college en de raad alom zeer worden gewaardeerd. Dat zien we vooral terug in het in de loop van 2018 en daarna vastgestelde beleid. Daarbij wel de aantekening dat het doorvoeren waarschijnlijk niet een exclusief gevolg is geweest van het advies. In het kader van de beleids- en organisatieontwikkeling na de fusie per 1 januari 2017, liep een aantal zaken immers al. De adviezen hebben in elk geval geholpen om raad en college ‘op scherp’ te zetten in dat proces. De adviezen zelf lijken inmiddels wat weggezakt in het geheugen van de raad en worden de handvatten die de rekenkamercommissie had geboden, niet of beperkt gebruikt. Als belangrijkste bevorderende factoren voor de doorwerking zijn de professionele houding van de rekenkamercommissie, de mate van concreetheid van de aanbevelingen, het meenemen van de raad in het onderzoeksproces en de ‘timing’ van het advies naar voren.
Belemmerend voor de doorwerking zijn onder andere een complex onderzoeksproces, gevoeligheden in de context van het onderzoek, mogelijk onvoldoende ‘feitencheck’ en hoor- en wederhoor binnen het onderzoek door de onderzoekers, het spanningsveld tussen algemene aanbevelingen en de focus op casuïstiek door de raad en het niet monitoren van adviezen na vaststelling.
Op basis van het onderzoek is een aantal aanbevelingen geformuleerd voor het college en de raad en zijn er voor de rekenkamercommissie ook enkele lessen die als winst kunnen worden gezien voor toekomstig rekenkameronderzoek. Een selectie van de belangrijkste aanbevelingen is als volgt:

Aanbevelingen aan de rekenkamercommissie

Besteed bij het onderzoek altijd voldoende aandacht aan de rolneming door raad.
Peil (periodiek) de adviesbehoefte bij de raad.
Probeer de juiste timing te vinden voor een advies. Maak daarbij – vanwege actualiteit – bijvoorbeeld ook gebruik van quick-scans.
Zorg voor voldoende ‘omgevingssensitiviteit’ in het onderzoek en bij de onderzoekers.
Bewaak een voldoende feitencheck door de onderzoekers (ook hoor- en wederhoor geïnterviewden in het onderzoek).
Betrek ook de raad op enigerlei wijze in het onderzoek.
Zorg voor voldoende vlieghoogte (voldoende basisbekendheid met de materie) van raadsleden voor de aanbieding van een rapport en advies.
Biedt de raad ook handvatten om de aanbevelingen te gebruiken als er concrete casuïstiek op de raadsagenda staat.
Daag de raad uit en faciliteer de raad om de discussie over het advies ook vooral in de raad te voeren en niet vooral met het college.
Werk mogelijk meer met ‘onderzoekslijnen’ waarbij na doorvoering van aanbevelingen bijvoorbeeld vervolgonderzoek naar de volgende fase van beleid en uitvoering wordt gedaan.

Aanbevelingen aan de gemeenteraad

Benut signalen uit de samenleving ook om het gesprek met de rekenkamercommissie aan te gaan over eventueel uit te voeren onderzoek.
Voer het debat ook in de raad en niet alleen (of vooral) met het college.
Borg de eigen informatiepositie en zorg dat de adviezen niet verloren gaan in het geheugen van de raad.
Zorg dat de opvolging van de adviezen na vaststelling periodiek wordt gemonitord.
Organiseer ‘opfrismomenten’ rond de adviezen, zekere als er een onderwerp op de agenda staat waar eerder advies over is uitgebracht.
Geef de aanbevelingen uit dit onderzoek aan de rekenkamercommissie ook (kaderstellend) mee aan de nieuwe rekenkamer.

Aanbevelingen aan het college van B en W.

Organiseer dat er ook voldoende informeel contact kan zijn tussen raad en ambtelijke organisatie om de raad op voldoende vlieghoogte te houden.
Borg dat adviezen van de rekenkamercommissie ook voldoende ‘horizontaal’ worden gedeeld in de organisatie omdat adviezen meerdere beleidsterreinen bestrijken. Dit is zeker van belang voor een opgave-gestuurde organisatie.
Informeer de raad periodiek (bijvoorbeeld halfjaarlijks) over de stand van zaken in de opvolging van aanbevelingen en verwijs bij nota’s of rapportages waar aan de orde expliciet naar de adviezen van de rekenkamercommissie

Bestuurlijke reactie op rekenkameronderzoek Advies met gevolg

Geachte Rekenkamercommissie,

Wij hebben met waardering kennisgenomen van het conceptrapport Advies met gevolg en onderschrijven de analyse en de aanbevelingen. In het bijzonder de volgende passage uit uw concept rapportage:
De belangrijkste conclusie is dat vrijwel alle aanbevelingen zijn doorgevoerd en de onderzoeken en adviezen door het college en de raad alom zeer worden gewaardeerd. Dat zien we vooral terug in het in de loop van 2018 en daarna vastgestelde beleid. Daarbij wel de aantekening dat het doorvoeren waarschijnlijk niet een exclusief gevolg is geweest van het advies. In het kader van de beleids- en organisatieontwikkeling na de fusie per 1 januari 2017, liep een aantal zaken immers al. De adviezen hebben in elk geval geholpen om raad en college ‘op scherp’ te zetten in dat proces.

Aanbevelingen aan het college van burgemeester en wethouders:

1. Organiseer dat er ook voldoende informeel contact kan zijn tussen raad en ambtelijke organisatie om de raad op voldoende vlieghoogte te houden.

Reactie college:

Wij zijn van mening dat hiervoor al diverse mogelijkheden zijn op dit moment; zo kunnen raadsleden informeel contact hebben met de aanwezige contactambtenaren om zich op de hoogte te laten stellen van de stand van zaken van dossiers. Verder kan de raad via de agendacommissie verzoeken om bijgepraat te worden op dossiers door ze op beeldvormende avonden te agenderen. Dat zijn momenten waarop de ambtelijke organisatie uitgebreid kan ingaan op door de raad gewenste onderwerpen.

2. Borg dat adviezen van de rekenkamercommissie ook voldoende ‘horizontaal’ worden gedeeld in de organisatie omdat adviezen meerdere beleidsterreinen bestrijken. Dit is zeker van belang voor een opgave-gestuurde organisatie.

Reactie college

Wij zullen adviezen van de Rekenkamercommissie voor de relevante ateliers laten meenemen in de atelierplannen die jaarlijks worden opgesteld.

3. Informeer de raad periodiek (bijvoorbeeld halfjaarlijks) over de stand van zaken in de opvolging van aanbevelingen en verwijs bij nota’s of rapportages waar aan de orde expliciet naar de adviezen van de rekenkamercommissie.

Reactie college:

Wij nemen deze aanbeveling over en zullen hieraan gevolg geven in onze bestuursrapportages.

Tot slot

Heeft u vragen over deze brief? Stel ze gerust aan Gerrit Hagoort op telefoonnummer +31 (413) 381 711.

Rapport aanvragen

Wilt u het rapport en de brief aanvragen? Stuur dan een e-mail naar griffie@meierijstad.nl