Jaarverslag 2023 rekenkamer Meierijstad

Met plezier biedt de rekenkamer Meierijstad u het jaarverslag 2023 aan. 2023 stond in het teken van voorbereiding op de invoering van de Wet versterking decentrale rekenkamers per 1 januari 2024. Het betekende een wisseling van de wacht en per 1 oktober 2023 is de huidige rekenkamer aangetreden.
Het betekent ook dat de rekenkamer in 2023 geen onderzoeken heeft kunnen uitvoeren. Wellicht vraagt u zich dan af waarom dan toch dit jaarverslag? Het antwoord is eenduidig: als rekenkamer hechten we aan degelijke verantwoording en het aanbieden van het jaarverslag aan de gemeenteraad is het vaste moment om dat publiekelijk te doen.
In dit jaarverslag leest u hoe de gemeenteraad de voorbereiding van de invoering van de nieuwe wet heeft georganiseerd en wat dit voor de gemeente Meijerijstad betekent. Het mag duidelijk zijn dat de gemeenteraad hiermee onderstreept dat het rekenkamerwerk een essentieel onderdeel van het stelsel van checks and balances is binnen het gemeentebestuur. Het is voor de raad een belangrijk hulpmiddel voor de uitvoering van zijn controlerende taak. Het belang hiervan is alleen maar toegenomen door de uitbreiding van het gemeentelijke taken pakket. Denk aan de decentralisaties in het sociale domein, de invoering van de Omgevingswet en de energietransitie.
Met de nieuwe wet heeft de wetgever de wettelijke positie van de rekenkamer versterkt en haar bevoegdheden uitgebreid. Het is aan ons als rekenkamer om er in 2024 mee aan de slag te gaan. Tussentijds kunt u ons volgen door onze website te bezoeken.
Namens de rekenkamer, drs. M.I. (Maarten) Pieters voorzitter

2023 was een bijzonder jaar voor de rekenkameractiviteiten van de gemeente Meierijstad. Op 1 januari 2023 is de Wet versterking decentrale rekenkamers in werking getreden. Deze wet is met name tot stand gekomen om gemeenten waar onvoldoende werk werd gemaakt van rekenkameronderzoeken te stimuleren daarin verbetering aan te brengen. Omdat Meierijstad wél serieus werk maakt van rekenkameronderzoek en reeds beschikte over een volledig onafhankelijke rekenkamercommissie, leek de wet minder van invloed te zijn voor het rekenkamerwerk in onze gemeente. Evenwel moest in strikt formele zin de eerdere rekenkamercommissie Meierijstad omgezet worden naar een rekenkamer Meierijstad, werden de bevoegdheid van de rekenkamer wettelijk uitgebreid en moest – door individuele omstandigheden bij de leden van de voormalige rekenkamercommissie – de nieuwe rekenkamer volledig nieuw bemenst worden.
Dit jaarverslag is daarom een verslag van de transitie van rekenkamercommissie Meierijstad naar rekenkamer Meierijstad. Een deel van dit verslag heeft betrekking op de afronding van werkzaamheden van de vorige rekenkamercommissie en een deel op de inrichting van de nieuwe rekenkamer Meierijstad.
In de Gemeentewet zoals deze gold tot 1 januari 2023, was in Hoofdstuk IVb de rekenkamerfunctie geregeld. Deze wettelijke grondslag was voor de uitoefening van de rekenkamerfunctie van Meierijstad nader uitgewerkt in de Verordening rekenkamercommissie Meierijstad van 8 april 2020. De rekenkamercommissie bestond uitsluitend uit externe leden.
In de Gemeentewet zoals deze luidt vanaf 1 januari 2023, is in hoofdstuk IVa de rekenkamer geregeld. Deze wettelijke grondslag is voor de uitoefening van de nieuwe rekenkamer Meierijstad uitgewerkt in de Verordening gemeentelijke rekenkamer Meierijstad zoals deze door de raad op 28 september 2023 is vastgesteld en op 1 oktober 2023 in werking is getreden. In deze verordening heeft de raad:

• De nieuwe rekenkamer ingesteld;
• Het aantal leden bepaald op vier;
• Drie leden (inclusief voorzitter) benoemd (er is één vacature);
• De ondersteuning door een ambtelijk secretaris ingeregeld.

Belangrijke wijzigingen die de Wet versterking decentrale rekenkamers met zich meebracht is een verruiming van de bevoegden van de rekenkamer. De rekenkamer heeft nu de mogelijkheid onderzoek in te stellen naar de contracten met privaatrechtelijke rechtspersonen waarmee bijvoorbeeld zorg of maatschappelijke ondersteuning in het sociale domein wordt ingekocht. De mogelijkheden om onderzoek te doen naar subsidies, garanties en leningen zijn verruimd. Tot slot kreeg de rekenkamer meer mogelijkheden om onderzoek te doen naar privaatrechtelijke rechtspersonen waarin verschillende overheidsorganen samenwerken.

De rekenkamer onderzoekt de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde beleid. Eerder stond daar nog het ‘gevoerde bestuur’. De nieuwe term ‘gevoerde beleid’ maakt duidelijk dat de bevoegdheid om onderzoek te doen ruim moet worden opgevat: beleidsvoorbereiding, -vorming, -vaststelling, -uitvoering en -effecten vallen hieronder maar ook het functioneren van de ambtelijke en de politieke organisatie van de gemeente.
De doeltreffendheid van beleid gaat om de vraag of de beoogde effecten ook daadwerkelijk zijn behaald. Bij doelmatigheid gaat het om de efficiëntie van de voorbereiding, totstandkoming, uitvoering en effecten van beleid. De rechtmatigheid betreft de mate waarin beleid voldoet aan de wet- en regelgeving. Onderzoek is het primaire instrument van de rekenkamer om aan deze taak uitvoering te geven.

2.1. Visie en taak

De rekenkamer wil waarde toevoegen aan goed lokaal bestuur en de publieke verantwoording daarover. Zij doet dit vanuit de wettelijke taak om de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde beleid te onderzoeken en daarover te rapporteren. De rekenkamer richt zich hierbij op de beleidsagendering, -voorbereiding, -vorming, -vaststelling, -uitvoering en -effecten (evaluatie).
Maar ook het functioneren van de ambtelijke organisatie (die het gemeentebestuur bij zijn taakvervulling ten dienste staat) en de politieke organisatie van de gemeente kunnen onderwerp van onderzoek zijn. De rekenkamer draagt zo bij aan de ‘checks and balances’ en de voortdurende ontwikkeling van het lokale bestuur.

2.2. Uitgangspunten

De rekenkamer hanteert de volgende uitgangspunten bij de uitoefening van haar taken:

a) Nabij: oog en oor voor wat er leeft in de gemeenteraad en de samenleving;
b) Objectiviteit: onpartijdige, niet vooringenomen en gedegen analyse van feiten en bevindingen;
c) Deskundigheid: vanuit een brede kennis van zaken met een scherp oog voor de processen;
d) Vasthoudendheid: Samenbrengen van alle informatie vanuit alle relevante invalshoeken;
e) Actueel: Het juiste onderwerp op het juiste moment;
f) Onderbouwing: conclusies zijn genoegzaam beargumenteerd en onderbouwd door de geconstateerde bevindingen en zo mogelijk een normenkader;
g) Consistentie: eenduidigheid van begrippen en redeneringen;
h) Controleerbaarheid: de bevindingen zijn navolgbaar te controleren en te staven;
i) Transparantie: openheid is de regel, geheimhouding de uitzondering, met respect voor privacy
j) Zorgvuldigheid: onafhankelijk en kwalitatief hoogwaardig onderzoek;
k) Onafhankelijkheid: geen inmenging door belangen of wensen van derden, waaronder onderzochte personen of organisaties, een eigen blik en ongevoelig voor druk van anderen;
l) Toegankelijkheid en bruikbaarheid: bondige en toegankelijke informatie in het onderzoeksrapport op een aantrekkelijke wijze gepresenteerd.
m) Reflectie: open staan voor kritiek door anderen en leren.

2.3. Samenstelling

De rekenkamercommissie Meierijstad bestaat uitsluitend uit externe leden. De leden van de rekenkamercommissie waren in 2023 tot 1 juli 2023:

• De heer J.N.M. (John) Verhoeven (voorzitter)
• Mevrouw S. (Sabine) van Zuydam (vicevoorzitter)
• De heer A.J.M. (Guus) Dankers (lid)

In de beeldvormende avond van 20 april 2023 heeft de raad na de presentatie van het laatste onderzoek van de voormalige rekenkamercommissie Meierijstad passend afscheid genomen van de leden. De voormalige rekenkamercommissie startte in mei 2015 met haar werkzaamheden, na behandeling van de nodige voorstellen door de gezamenlijke kerngroep en de plenaire raden van Schijndel, Sint-Oedenrode en Veghel. De toenmalige raadsleden vonden het een goed idee om alvast één rekenkamercommissie in te stellen die haar werk zou voortzetten voorbij de fusiedatum van 1 januari 2017. De heer J.N.M. (John) Verhoeven en mevrouw S. (Sabine) van Zuydam zijn leden van het eerste uur. Zij waren vanaf het allereerste begin in 2015 al lid (en de heer Verhoeven tevens vicevoorzitter). De heer Dankers was lid van de rekenkamercommissie vanaf maart 2019. De rekenkamercommissie legde de lat hoog. Innovatieve werkwijzen en alternatieve wijzen van presenteren van onderzoeksresultaten droegen daar aan bij.

Per 28 september 2023 bestaat de rekenkamer Meierijstad uit de volgende leden:

a. De heer Drs. M.I. (Maarten) Pieters als lid van de rekenkamer, tevens voorzitter;
b. Mevrouw R.B. (Romana) Verstraeten als lid van de rekenkamer;
c. De heer I.P.E. (Ivo) Groteclaes als lid van de rekenkamer.

De nieuwe leden van de rekenkamer werden benoemd en beëdigd in de raadsvergadering van 28 september 2023.

De rekenkamer wordt ondersteund door een secretaris. Tot 1 oktober 2023 was dat de heer Berry van Schijndel, werkzaam als raadsadviseur op de griffie van Meierijstad. Met ingang van 1 december 2023 is deze rol overgenomen door mevrouw Iris van Velthoven, per die datum werkzaam als raadsadviseur op de griffie van Meierijstad.

NVRR

De rekenkamer is lid van de Nederlandse Vereniging Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR). De NVRR bevordert de kwaliteit van het rekenkamerwerk en biedt de leden een platform voor het uitwisselen van kennis en ervaring. De NVRR doet dit door trainingen aan te bieden, webinars te organiseren en een nieuwsbrief uit te geven. In 2023 vierde de NVRR haar 20 jarig jubileum.

Leden van de rekenkamer namen deel aan de eendaagse trainingen ‘Rapporten die raken’ en ‘Zelf infographics maken’. De voorzitter bezocht de Algemene Ledenvergadering en het jubileumcongres op 11 oktober 2023.

3.1. Advies met gevolg? (doorwerking van drie eerdere onderzoeken)

Aanleiding voor het onderzoek

De rekenkamercommissie Meierijstad is in 2015 gestart. Het leek de commissie in 2022 een mooi moment de balans van de afgelopen jaren op te maken. Enerzijds om te kijken wat er met de adviezen is bereikt. Anderzijds om handvatten aan te reiken voor het alsnog opvolgen van aanbevelingen die niet of beperkt zijn doorgevoerd. Daarnaast wilde de commissie ook enige zelfreflectie plegen: waren de aanbevelingen voldoende concreet en duidelijk en waar zou nog winst te halen kunnen zijn in de advisering?
Het doorwerkingsonderzoek richt zich op drie in 2018 uitgebrachte adviezen:

1. Maatschappelijk vastgoed
2. Duurzaamheid en maatschappelijk initiatief
3. Toegang sociaal domein

Na oriënterende gesprekken met een drietal onderzoeksbureaus is aan hen gelegenheid gegeven om een offerte uit te brengen. De opdracht is vervolgens gegund aan bestuurs- en organisatiekundig adviesbureau Arena Consulting, dat in oktober 2022 van start is gegaan.

Doelstelling van het onderzoek

Het doel van het onderzoek is zowel zelfreflectie als het waar nodig verder verbeteren van de doorwerking van de adviezen. Daarvoor wil de rekenkamercommissie handvatten bieden aan de nieuwe rekenkamercommissie en aan de gemeenteraad en het college.

Onderzoeksopzet

Wat waren de factoren die een goede opvolging van de uitgevoerde rekenkameronderzoeken hebben belemmerd of bevorderd? Dat is de kernvraag van het onderzoek. De doorwerkingsanalyse werd uitgevoerd voor de eerder uitgebrachte onderzoeken Toegang sociaal domein (2018), Duurzaamheid en maatschappelijk initiatief (2018) en Maatschappelijk vastgoed (2018). De andere onderzoeken waren nog te kort geleden gepresenteerd om al in 2023 effecten te kunnen meten.
Naast een documentenanalyse hield Arena Consulting onder meer interviews met de betrokken wethouders, ambtenaren en raadsleden en heeft zij een vragenlijst onder raadsleden uitgezet. De bijdragen van de rekenkamercommissie zelf aan de betreffende onderzoeken zijn ook onderwerp van onderzoek.

Na het ambtelijk en bestuurlijk wederhoor, waar de onderzoeksbevindingen goed zijn ontvangen, heeft op 20 april 2023 de presentatie van het onderzoek plaatsgehad op een beeldvormende avond.

Bestuurlijke besluitvorming

De raadsbehandeling vond plaats op 29 juni 2023. De raad heeft ingestemd met de aanbevelingen gericht aan de raad en de implementatie daarvan in de tweede helft van 2023, met name in het kader van de instelling van een nieuwe rekenkamer Meierijstad.

Op de website van Meierijstad vindt u op de pagina van de rekenkamer naast algemene informatie over de rekenkamer Meierijstad actuele informatie over lopende en afgeronde onderzoeken, eerdere jaarverslagen, onderzoeksprogramma’s et cetera.
Op de rekenkamer kunt u rekenen!