3.1 Begeleidingscommissie
te geven is er tenminste één keer per jaar onderling overleg. Gespreksonderwerpen kunnen zijn:
- De onderzoeksagenda en suggesties daarvoor:
- De verantwoording van uitgevoerde onderzoeken en de reflectie daarop;
- De doorwerking van uitgevoerde rekenkameronderzoeken;
- Het functioneren en de verdere ontwikkeling van de rekenkamer in het licht van de ambities van de gemeenteraad;
- De ondersteuning en het beschikbare budget.
3.2 Keuze van het onderzoeksonderwerp
De rekenkamer is onafhankelijk. Dit betekent dat de rekenkamer zelf bepaalt welke onderwerpen worden onderzocht en hoe zij het onderzoek inricht. De rekenkamer houdt in haar onderzoeksprogrammering rekening met de actuele thema’s en behoeften vanuit de raad en de samenleving.
Indienen van suggesties voor onderzoek
Iedereen kan onderzoeksuggesties indienen bij de rekenkamer. De gemeenteraad kan de rekenkamer vragen om een bepaald onderzoek uit te voeren. De rekenkamer beslist of aan dit verzoek wordt voldaan.
Afwegingskader
De rekenkamer kiest onderwerpen voor onderzoek die een zo groot mogelijke bijdrage leveren aan de missie en doelstelling van de rekenkamer. Hiertoe hanteert de rekenkamer een afwegingskader met 9 punten. Het is een afwegingskader, er hoeft niet aan alle punten voldaan te zijn om een onderwerp te selecteren voor onderzoek. Het biedt wel handvatten in de weging van een onderwerp en van onderwerpen ten opzichte van elkaar. Naast deze punten weegt de rekenkamer de benodigde inzet en beschikbare onderzoekscapaciteit. Op basis van de weging selecteert de rekenkamer de meest in het oog springende onderwerpen voor onderzoek.
Afwegingskader
- Het onderwerp dient te passen binnen de taakopdracht en bevoegdheden van de rekenkamer en moet relevant zijn voor het functioneren van de gemeenteraad.
- Het onderwerp is niet onlangs onderzocht door anderen (het college van B&W uit hoofde van artikel 213a Gemeentewet, de accountant of een extern bureau) en er is geen dergelijk onderzoek gepland.
- Er zijn signalen / twijfels over doelmatigheid, doeltreffendheid en/of rechtmatigheid.
- Er is een groot maatschappelijk belang; het onderwerp ‘leeft’ in de samenleving.
- Er is een (potentieel) groot financieel belang/risico.
- Er is een (potentieel) groot risico m.b.t. het gemeentelijk imago.
- Er zijn leereffecten mogelijk (leerervaringen ook elders toepasbaar).
- Er is sprake van enige evenwichtige spreiding over de gemeentelijke beleidsterreinen in de opvolgende onderzoeken.
- Contra-indicatie: de informatie is ook via andere, gemakkelijkere of voor de hand liggende weg te verkrijgen (b.v. vragen stellen aan het college van B&W, rondetafelconferentie met college van B&W en derden).
Op basis van het afwegingskader stelt de rekenkamer een “shortlist” op met de meest in het oog springende onderwerpen voor onderzoek. Deze shortlist wordt besproken met de gemeentesecretaris, zodat voorafgaand aan de keuze van de onderwerpen die in het onderzoeksprogramma worden opgenomen, enig zicht bestaat op eventuele onderzoeken die door het college worden uitgevoerd op de onderwerpen. Vervolgens kiest de rekenkamer de onderwerpen die worden vastgelegd in het onderzoeksprogramma. Dit onderzoeksprogramma stelt de rekenkamer voor 1 januari vast . De rekenkamer stelt de gemeenteraad en de samenleving in kennis van het vastgestelde onderzoeksprogramma.
3.3 Onderzoeksopzet en aankondiging
Verkennend onderzoek
Er wordt eerst een verkennend onderzoek gedaan, voordat een onderwerp voor onderzoek wordt geselecteerd. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van een analyse van relevante documenten en literatuur. Zo nodig kan de rekenkamer een aantal oriënterende gesprekken voeren met sleutelpersonen.
Onderzoeksopzet
Nadat de rekenkamer het onderzoeksonderwerp heeft bepaald, stelt zij een onderzoeksopzet vast.
De onderzoeksopzet omvat in elk geval de volgende onderdelen:
- Aanleiding en achtergronden onderzoeksvraag
- Doel van het onderzoek
- Centrale vraagstelling en deelvragen
- Normenkader (een set normen, ontleend aan wet- en regelgeving, beleidsdocumenten waaronder ook de programmabegroting, wetenschappelijke en vakliteratuur en professionele inzichten, aan de hand waarvan een oordeel kan worden gegeven over de aangetroffen praktijk)
- Onderzoek aanpak
- Planning
- Communicatie
De rekenkamer stuurt een informatiebrief over het onderzoek ter kennisname aan de gemeenteraad, het college van B&W, de gemeentesecretaris en eventueel een derde partij (zoals andere rekenkamers uit de gemeenschappelijke regeling of andere onderzochte organisaties). Indien bekend, geeft de rekenkamer aan wie het onderzoek gaat uitvoeren.
De definitieve onderzoeksopzet vormt het uitgangspunt voor het onderzoek. Mocht gaandeweg het onderzoek blijken dat de onderzoeksopzet niet (meer) opportuun is, dan behoudt de rekenkamer zich het recht voor deze aan te passen. Wanneer er substantiële wijzigingen in de onderzoeksopzet worden aangebracht, informeert de rekenkamer de gemeenteraad, het college van B&W en de gemeentesecretaris.
3.4 Start onderzoek
Bij de start van een onderzoek stuurt de rekenkamer een brief aan het Directieteam. De rekenkamer vraagt in deze brief om een ambtelijk contactpersoon voor het onderzoek aan te wijzen. De secretaris van de rekenkamer zal contact opnemen met de contactpersoon en afspraken maken over de procedure en planning van het onderzoek. Ook kan gesproken worden over de omgang met en het beheer van gegevens en informatie, hoe de rekenkamer de voor het onderzoek benodigde informatie van de betrokken afdeling zo snel mogelijk kan verkrijgen en aan de andere kant de belasting van de afdeling door het onderzoek zo beperkt mogelijk kan blijven.
De secretaris van de rekenkamer is het eerste aanspreekpunt voor procesmatige en ondersteunende zaken. Daarnaast is een lid van de rekenkamer het inhoudelijke aanspreekpunt.
3.5 Samenwerking met externen
Keuze extern bureau
Wanneer de rekenkamer een extern bureau wil inschakelen om het onderzoek uit te voeren, zal zij zo mogelijk meer dan één extern bureau benaderen om aan de hand van de onderzoeksopzet en/of een offerteverzoek een offerte te leveren. Bij de uitvraag houdt de rekenkamer het gemeentelijk inkoopbeleid in acht.
De rekenkamer wijst de externe bureaus bij het offerteverzoek op de voorliggende werkwijze van de rekenkamer. De rekenkamer biedt de externe bureaus de mogelijkheid om hun offerte toe te lichten. De rekenkamer kan er ook voor kiezen om bureaus, alvorens een offerte uit te laten brengen, een onderzoeksopzet toe te laten lichten en het bureau van voorkeur een offerte te laten uitbrengen.
Uitgebrachte offertes beoordeelt de rekenkamer aan de hand van de volgende criteria:
- Ervaring/deskundigheid van het extern bureau en de onderzoekers met het onderwerp van onderzoek;
- De uitwerking van de probleemstelling en de operationalisering van de onderzoeksvragen;
- De planning en de begroting van het onderzoek;
- De wijze waarop de data worden verzameld en geanalyseerd;
- De wijze waarop tussentijds wordt gerapporteerd;
- De borging van de continuïteit van de inzet en samenstelling van het onderzoeksteam;
- De prijs-kwaliteitverhouding.
De rekenkamer zal de externe bureaus bij het offerteverzoek nadrukkelijk vragen of zij al werkzaam zijn of waren voor de gemeente. Wanneer dit het geval is en de rekenkamer vaststelt dat er een kans op belangenverstrengeling mogelijk is, gaat de rekenkamer niet met het betreffende onderzoeksbureau in zee. De opdrachtverlening aan een extern bureau vindt plaats onder de voorwaarden van de rekenkamer. De voorzitter ondertekent de opdrachtverlening.
Het extern onderzoeksbureau neemt de privacyregels conform de AVG en aanvullende regelingen in acht. Het uitgangspunt is om de overdracht van data zoveel mogelijk te beperken. Indien nodig sluiten de rekenkamer en het onderzoeksbureau een verwerkersovereenkomst. Een eventueel datalek wordt door het extern onderzoeksbureau direct aan de rekenkamer gemeld. De rekenkamer zal in voorkomend geval in overleggen met de Functionaris Gegevensbescherming (FG) en zo nodig een melding verzorgen aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).
Bij de contractvorming legt de rekenkamer indien nodig het geselecteerde onderzoeksbureau een geheimhoudingsverklaring ter ondertekening voor.
Het uitgangspunt bij de inschakeling van externe bureaus is dat de eindverantwoordelijkheid, de regie en het uitbrengen van het onderzoeksrapport bij de rekenkamer blijft liggen. Dit betekent dat de rekenkamer beslist over de inrichting, de voortgang en de conclusies van het onderzoek.
De primaire contactpersoon voor externe bureaus voor procesmatige en ondersteunende zaken is de secretaris van de rekenkamer. De secretaris informeert het externe persoon welk lid van de rekenkamer (dit kan ook de voorzitter zijn) de inhoudelijk contactpersoon is voor het onderzoek.
3.6 Voortgang en dossiervorming
Voor de loop van het onderzoek gelden de volgende regels:
- De verslagen van interviews leggen de onderzoekers ter goedkeuring aan de geïnterviewden voor;
- De gespreksverslagen zijn vertrouwelijk;
- Het letterlijk citeren uit verslagen van interviews kan alleen na schriftelijke toestemming van de geïnterviewde.
In geval van samenwerking met een extern bureau maakt de rekenkamer aanvullend afspraken over:
- De periodieke rapportage door het externe bureau aan het gemandateerd lid van de rekenkamer c.q. de secretaris over de voortgang van het onderzoek, zowel inhoudelijk als de praktische uitvoering.
- De registratie van alle relevante ontwikkelingen van het onderzoek door het onderzoeksbureau, bijvoorbeeld in een logboek.
- De aanwezigheid en betrokkenheid van rekenkamerleden bij de interviews die het externe bureau afneemt.
- De aanwezigheid en betrokkenheid van de onderzoekers bij de presentatie van het onderzoeksrapport aan de gemeenteraad.
- De beschikbaarheid om de rekenkamer te ondersteunen in de beantwoording van vragen van de gemeenteraad in aanloop naar de behandeling van het rekenkameronderzoek in de commissie- en raadsvergadering.
- De overdracht aan de rekenkamer van het gehele onderzoeksdossier dat het onderzoeksbureau opbouwt.
- De vertrouwelijke omgang met alle gegevens, bevindingen en (tussen)resultaten tijdens het onderzoek, indien van toepassing vastgelegd in een door het onderzoeksbureau ondertekende geheimhoudingsverklaring.
- De in- en externe communicatie tijdens en na afloop van het onderzoek verloopt via de rekenkamer. Verzoeken van derden aan het externe bureau verwijst het bureau door naar de secretaris van de rekenkamer.
Gedurende het onderzoek vormt de secretaris van de rekenkamer een onderzoekdossier. Dit bestaat in elk geval uit:
- De onderzoeksopzet;
- De offerte met het onderzoeksvoorstel van het externe bureau en de opdrachtbevestiging met de geheimhoudingsverklaring en eventueel de verwerkersovereenkomst;
- De correspondentie en gemaakte afspraken over het verstrekken van gegevens;
- Het concept-onderzoeksrapport;
- De schriftelijke stukken inzake ambtelijk wederhoor;
- De inhoudelijke reactie van het college van B&W;
- De aanbiedingsbrief gemeenteraad;
- Het definitieve onderzoeksrapport.
3.7 Archivering
De rekenkamer houdt zich bij de bewaring van haar onderzoek dossiers, zoals hierboven bedoeld, aan de termijnen uit de Archiefwet. De dossierstukken zijn in principe toegankelijk voor derden voor zover zij geen vertrouwelijke gegevens bevatten.
Voor inzage in vertrouwelijke stukken dient een verzoek te worden ingediend bij de rekenkamer. Dergelijke verzoeken zal de secretaris beoordelen op grond van de Wet open overheid (Woo).
3.8 Onderzoeksrapport
normen (criteria), de bevindingen, de conclusies en de aanbevelingen. Waar het rapport refereert aan een bepaald document of een gesprek gaat dat samen met een bronvermelding.
Een onderzoeksrapport bevat in de regel de volgende elementen:
- Samenvatting;
- Inleiding: achtergrond, doelstelling en vraagstelling;
- Onderzoekaanpak en normenkader;
- Bevindingen met analyse;
- Conclusies en aanbevelingen;
- Bijlagen: bronnen en onderzoeksverantwoording.
Afwijkende vormen van rapportage zijn mogelijk.
De rekenkamer hecht er waarde aan dat het onderzoeksrapport impact heeft en werkbaar is in de gemeentelijke bestuurs- en uitvoeringspraktijk. Dit betekent in de regel: een bondig, helder en in begrijpelijke taal geschreven rapport, met in de bijlagen de onderbouwing en verantwoording.
De rekenkamer is eindverantwoordelijk voor de inhoud van het onderzoeksrapport. Dit betekent dat het onderzoeksrapport herkenbaar moet zijn als een onderzoek van de rekenkamer. Als het onderzoek is uitgevoerd door een extern bureau, dan vermeldt de rekenkamer dit bureau bij naam.
3.9 Wederhoor
De rekenkamer volgt normaliter voorafgaand aan de definitieve vaststelling van een onderzoeksrapport een procedure van ambtelijk en bestuurlijk wederhoor zoals opgenomen in artikel 185, lid 2 van de Gemeentewet.
Ambtelijk wederhoor
De rekenkamer stelt in ieder geval de gemeentedirectie en andere onderzochte instellingen in de gelegenheid om voor de vaststelling en openbaarmaking van het onderzoeksrapport zonder conclusies en aanbevelingen eventuele onvolledigheden of fouten te corrigeren. De termijn voor ambtelijk wederhoor (mondeling en/of schriftelijk) bedraagt 3 weken.
Bestuurlijk wederhoor
Vervolgens stelt de rekenkamer de conclusies en aanbevelingen vast en biedt het concept-onderzoeksrapport (inclusief conclusies en aanbevelingen) aan voor een bestuurlijke reactie aan het college. In afstemming met de bestuurlijke planning wordt de termijn voor bestuurlijke wederhoor bepaald door de rekenkamer.
Met de bestuurlijke reactie heeft het college van B&W de gelegenheid om inhoudelijk te reageren op de conclusies en aanbevelingen van het concept onderzoeksrapport. Het is mogelijk om het proces van ambtelijk en bestuurlijk wederhoor samen te voegen.
De rekenkamer voegt de bestuurlijke reactie van het college van B&W bij de stukken die de rekenkamer aanbiedt aan de gemeenteraad.
3.10 Oplegnotitie rekenkamer
De rekenkamer stelt vervolgens een oplegnotitie vast. In de oplegnotitie kunnen de volgende elementen worden opgenomen:
- Een korte terugblik op het onderzoek en de verantwoording hiervan;
- Een reactie op de bestuurlijke wederhoorreactie van het college van B&W;
- Een overzicht van de aanbevelingen van de rekenkamer aan de gemeenteraad, het college van B&W en eventueel de ambtelijke organisatie;
- Een voorzet voor de relevante politieke vragen die naar aanleiding van het onderzoek besproken kunnen worden.
De oplegnotitie wordt bij de stukken gevoegd die de rekenkamer aanbiedt aan de gemeenteraad.
3.11 Publicatie en publiciteit
Gelijktijdig met het aanbieden van het definitieve onderzoeksrapport aan de gemeenteraad kan de rekenkamer (afhankelijk van aard en onderwerp) ook een persbericht versturen. Het definitieve onderzoeksrapport en het persbericht plaatst de rekenkamer op de website gemeenteraad. De voorzitter van de rekenkamer is primair de woordvoerder die de media te woord staat over het onderzoek.
3.12 Behandeling in de gemeenteraad
De rekenkamer biedt het definitieve onderzoeksrapport aan de gemeenteraad. Hierbij worden in ieder geval de bestuurlijke reactie van het college van B&W en de oplegnotitie van de rekenkamer gevoegd. Het college van B&W en eventueel overige betrokkenen ontvangen ook een afschrift van deze stukken.
De rekenkamer presenteert de raad tijdens een beeldvormende avond het onderzoek. De rekenkamer wordt hierbij ondersteund door het extern bureau dat betrokken is bij het onderzoek.
De griffie stelt in samenspraak met de rekenkamer een raadsvoorstel op voor de behandeling van het onderzoeksrapport in de commissie- en raadsvergadering.
Een lid van de rekenkamer is bij de betreffende commissievergadering aanwezig om op verzoek van de raad vragen te beantwoorden over het onderzoeksrapport. Het extern bureau is beschikbaar om de rekenkamer te ondersteunen om schriftelijke vragen van de gemeenteraad voorafgaand aan de commissie- en raadsbehandeling te beantwoorden.
3.13 Evaluatie
Interne effectiviteit
Na afloop van elk onderzoek evalueert de rekenkamer het uitgevoerde onderzoek. In deze evaluatie blikt de rekenkamer en (indien van toepassing) het extern bureau terug om na te gaan welke onderdelen voor verbeteringen mogelijk zijn. Desgewenst kan de rekenkamer besluiten anderen bij deze evaluatie te betrekken. Een en ander legt de secretaris van de rekenkamer vast in het verslag van de vergadering of in een aparte evaluatienotitie.
Externe effectiviteit
De rekenkamer kan na verloop van tijd onderzoeken in hoeverre de overgenomen aanbevelingen zijn uitgevoerd. College en gemeenteraad hebben de verplichting om jaarlijks te rapporteren over de voortgang van respectievelijk toegezegde en besloten maatregelen naar aanleiding van uitgevoerde rekenkameronderzoeken. De rekenkamer reflecteert hierop en adviseert de raad hierover.
