Bijlagen vergunning of melding evenement

Bijlage 1 – U moet bij een vergunningaanvraag/melding een situatieschets met noordpijl (niet kleiner dan 1:1000) van de evenementlocatie(s) indienen, inclusief legenda. Een overzicht van beschikbare plattegronden die u hiervoor kunt gebruiken.

Op de situatieschets met noordpijl moeten de volgende aspecten, als ze van toepassing zijn, inclusief afmetingen, duidelijk gemaakt worden:

• Ingangen/uitgangen
• Nooduitgangen, inclusief breedte
• Loop- en noodroutes/vluchtwegen
• Brandblusvoorzieningen
• Energiebronnen
• (Nood-)geluidsinstallatie
• (Nood-)lichtinstallatie
• Omgeving van het terrein
• Hekwerken ter afsluiting terrein
• Dranghekken
• Tenten
• Podia
• Energiebronnen
• Koelwagens
• Tappunten
• EHBO
• Toiletten
• Attracties
• Kramen
• Bakwagens en frituren
• Terras, stoelen/banken en (sta)tafels
• Afvalbakken
• Camping
• Douches
• Barbecues
• Open vuur en vuurwerk
• Overige

Bijlage 2 - U moet bij een vergunningaanvraag/melding een plattegrond (niet kleiner dan 1:200) van alle objecten groter dan 25m² indienen, inclusief legenda.

Op de plattegrond moeten de volgende aspecten, voor zover van toepassing, inclusief afmetingen, duidelijk gemaakt worden:

• Het maximaal aantal personen in de ruimte
• De opstelling van alle inventaris en inrichtingselementen
• De voor personen beschikbare oppervlakte (m2 die overblijft na aftrek m2 inventaris en inrichtingselementen)
• Voor zover aanwezig de aanduiding van de situering van:
  • Ingangen/uitgangen
  • Nooduitgangen, inclusief breedte
  • Loop- en noodroutes/vluchtwegen
  • Brandblusvoorzieningen
  • Energiebronnen
  • (Nood-)geluidsinstallatie
  • (Nood-)lichtinstallatie
  • Brandweeringang
  • Draairichting van doorgangen
  • Brand- en rookwerende scheidingsconstructies
• Hou voor de doorstroomcapaciteit van (nood)uitgangen de onderstaande aantallen aan:
  • 45 personen per meter op een trap
  • 90 personen per meter dubbele deur <135 graden.
  • 110 personen per meter enkele deur <135 graden. 
  • 135 personen per meter vrije doorgang >135 graden.
• Tentboek of constructiegegevens.

Evenementen kunnen door hun omvang en inhoud veel invloed hebben op het verkeer. Als dit het geval is moet bij evenementen een verkeersplan worden opgesteld, met daarbij ook een verkeerstekening. Dit heeft tot doel om de bezoekersstromen te regelen en de overlast voor bedrijven, bewoners en de overige weggebruikers zo veel mogelijk te beperken. De onderdelen uit dit format kunnen daarvoor, voor zover van toepassing, gebruikt worden.

Gaat u een evenement organiseren waarbij de deelnemers een route over de weg moeten volgen? Dan moet u een routekaart bijvoegen met daarop aangegeven de tijdstippen waarop de deelnemers bepaalde punten op de route passeren.

Format verkeersplan

Verkeersregelaars

Gaat u verkeersregelaars inzetten tijdens uw evenement?
Dit kunnen beroepsverkeersregelaars zijn (in te huren via bedrijven) of evenementenverkeersregelaars (bijvoorbeeld vrijwilligers).

Voor het inzetten van evenementenverkeersregelaars is onderstaande informatie van toepassing.
De aanmelding van een evenement, het aanstellen van verkeersregelaars en de training voor verkeersregelaars loopt via de Stichting Verkeersregelaars (SVNL).

Samengevat werkt het zo dat een organisatie een evenement registreert bij het SVNL. De gemeente krijgen vervolgens het verzoek dit evenement goed te keuren.
Daarna kunnen de verkeersregelaars de cursus volgen en na het afronden van de cursus keurt de gemeente de aanstelling van deze verkeersregelaars goed.

Verkeersbegeleiders

Verkeersbegeleiders kunnen ingezet worden om deelnemers te begeleiden, bijvoorbeeld voor het toewijzen van een parkeerplaats of helpen bij het oversteken. Zij zijn niet bevoegd om het verkeer te regelen.
Verkeersbegeleiders hoeven geen cursus te volgen.

Als organisator van een evenement bent u primair verantwoordelijk voor de veiligheid van het publiek, medewerkers, deelnemers, publieke eigendommen en een ordelijk verloop van het evenement. Met het opstellen van het veiligheidsplan maakt u inzichtelijk welke risico’s uw evenement met zich meebrengt en welke maatregelen u daar als organisator op treft. In geval van een incident heeft u bovendien alvast nagedacht over de bestrijding zodat de eventuele impact ervan beperkt blijft. Het veiligheidsplan is dan ook een belangrijk document en maakt bij risicovolle evenementen onderdeel uit van de vergunningaanvraag. De gemeente en hulpverleningsdiensten kunnen op basis van het veiligheidsplan bovendien beter bepalen of er aanvullende maatregelen nodig zijn om het evenement nog veiliger te laten verlopen.

U kunt hiervoor het door ons opgestelde document gebruiken om in te vullen:

Format veiligheidsplan

Dagelijks vinden in Nederland vele evenementen plaats. Tijdens het evenement zijn vele eerstehulpverleners en zorgprofessionals actief om de veiligheid van bezoekers of deelnememers te garanderen. Bezoekers van een evenement mogen vertrouwen op een goede kwaliteit zorg én dat de hulpverleners bevoegd en bekwaam zijn. De zorgorganisatie die door de organisator van een evenement wordt ingehuurd wordt verzocht om aan de hand van de "Veldnorm Evenemenenten", afhankelijk van de grootte van het evenement, het volgende aan te leveren:

Kleine (A) evenementen: Zorgalinea

Is van toepassing op kleine (A) evenementen waarbij Basisadvies (standaardadvies) GHOR voldoende is. Enkele aandachtspunten van een zorgalinea zijn:

• Welke zorgcontacten men kan verwachten;
• Wat er aan zorg aanwezig is;
• Wel of geen EHBO- post;
• Herkenbaarheid;
• Communicatie met organisatie in geval van calamiteiten.

MIddelgrote (B) evenmenenten: Zorg A4'tje

• Is van toepassing op de middelgrote (B) evenementen waarbij een maatwerkadvies van de GHOR nodig is;
• Het evenement bevat meer risico's en daardoor is een uitgebreidere omschrijving nodig om het te kunnen beooordelen;
• Enkele aandachtspunten van een zorg A4'tje zijn:
  • Voor zover van toepassing een beschrijving van de risico's en letselbeeld van de afgelopen jaren
  • De vertaling van de risico's en letselbeeld naar aantal Eerstehulpverleners, verdeling van de hulpverleners
  • Beschijving locatie en inrichting EHBO-post volgens veldnorm
  • Beschrijving samenwerking en communicatie met bijvoorbeeld beveiliging, organisator etc.
  • Beschrijving aanrijdroutes, aanvraag ambulance etc
  • Evenementenrapportage na afloop aanleveren. 

Grotere (C) evenementen: Zorgplan

• Is van toepassing op de grotere (C) evenmenten;
• Is verplicht indien EZO medisch aanwezig is of 10 of meer Eerstehulpverleners aanwezig zijn;
• Zie hoofdstuk 8.3 van de veldnorm;
• Enkele aandachtspunten van een zorgplan zijn:
  • Een uitgebreide bschrijving van de risico's en letselbeeld van de afgelopen jaren
  • De vertaling van de risico's en leselbeeld naar inzet EZO Eerste Hulp en EZO Medisch
  • Uitgebreide beschrijving EHBO-post, inrichting materialen volgens de veldnorm 
  • Beschrijving samenwerking met eventuele andere EZO's
  • Beschrijving (eind) verantwoordelijkheden van de verschillenden EZO's (onderaannemerschap)
  • Communicatieschema / toelichting met bijvoorbeeld beveiliging, organisator etc
  • Beschrijving aanrijdroutes, aanvraag ambulance, samenwerking bij opschaling OvDG etc
  • Evenementenrapportage na afloop aanleveren

Meer informatie

Meer informatie vindt u op de website https://www.evenementenz.org/wp/

Voorkom bezwaren, betrek vroegtijdig bewoners, ondernemers en organisaties in de omgeving van het evenement. Laat ze tijdig mee denken over uw plannen, zodat u op steun kunt rekenen. Het vroegtijdig betrekken van de omgeving voorkomt veelal bezwaren.

Als organisator van het evenement bent u zelf verantwoordelijk voor het aangaan van het dialoog.

Wij vragen u daarom om in overleg te gaan met de omgeving. Maak van dit overleg een verslag, vermeld hierin met wie u hebt gesproken en stuur dit verslag met de aanvraag mee.