Bijlagen vergunning of melding evenement

Hier vindt u alle informatie over de bijlagen die u toevoegt wanneer u een melding indient voor een evenement, of een evenementenvergunning aanvraagt.

Bijlage 1: Situatieschets evenementlocaties

Bijlage 1 – U moet bij een vergunningaanvraag/melding een situatieschets met noordpijl (niet kleiner dan 1:1000) van de evenementlocatie(s) indienen, inclusief legenda. Een overzicht van beschikbare plattegronden die u hiervoor kunt gebruiken.

Op de situatieschets moeten de volgende aspecten, als ze van toepassing zijn, inclusief afmetingen, duidelijk gemaakt worden:

  • Ingangen/uitgangen
  • Nooduitgangen, inclusief breedte
  • Loop- en noodroutes/vluchtwegen
  • Brandblusvoorzieningen
  • Energiebronnen
  • (Nood-)geluidsinstallatie
  • (Nood-)lichtinstallatie
  • Omgeving van het terrein
  • Hekwerken ter afsluiting terrein
  • Dranghekken
  • Tenten
  • Podia
  • Energiebronnen
  • Koelwagens
  • Tappunten
  • EHBO
  • Toiletten
  • Attracties
  • Kramen
  • Bakwagens en frituren
  • Terras, stoelen/banken en (sta)tafels
  • Afvalbakken
  • Camping
  • Douches
  • Barbecues
  • Open vuur en vuurwerk
  • Overige
Bijlage 2: Plattegronden objecten groter dan 25 m2

Bijlage 2 - U moet bij een vergunningaanvraag/melding een plattegrond (niet kleiner dan 1:200) van alle objecten groter dan 25mindienen, inclusief legenda.

Op de plattegrond moeten de volgende aspecten, voor zover van toepassing, inclusief afmetingen, duidelijk gemaakt worden:

  • Het maximaal aantal personen in de ruimte
  • De opstelling van alle inventaris en inrichtingselementen
  • Voor zover aanwezig de aanduiding van de situering van:
    • Ingangen/uitgangen
    • Nooduitgangen, inclusief breedte
    • Loop- en noodroutes/vluchtwegen
    • Brandblusvoorzieningen
    • Energiebronnen
    • (Nood-)geluidsinstallatie
    • (Nood-)lichtinstallatie
    • Brandweeringang
    • Draairichting van doorgangen
    • Brand- en rookwerende scheidingsconstructies
Bijlage 3: Verkeersmaatregelen

Evenementen kunnen door hun omvang en inhoud veel invloed hebben op het verkeer. Als dit het geval is moet bij evenementen een verkeersplan worden opgesteld, met daarbij ook een verkeerstekening. Dit heeft tot doel om de bezoekersstromen te regelen en de overlast voor bedrijven, bewoners en de overige weggebruikers zo veel mogelijk te beperken. De onderdelen uit dit format kunnen daarvoor, voor zover van toepassing, gebruikt worden.

Gaat u een evenement organiseren waarbij de deelnemers een route over de weg moeten volgen? Dan moet u een routekaart bijvoegen met daarop aangegeven de tijdstippen waarop de deelnemers bepaalde punten op de route passeren.

Format verkeersplan

Verkeersregelaars

Gaat u verkeersregelaars inzetten tijdens uw evenement?
Dit kunnen beroepsverkeersregelaars zijn (in te huren via bedrijven) of evenementenverkeersregelaars (bijvoorbeeld vrijwilligers).

Voor het inzetten van evenementenverkeersregelaars is onderstaande informatie van toepassing.
De aanmelding van een evenement, het aanstellen van verkeersregelaars en de training voor verkeersregelaars loopt via de Stichting Verkeersregelaars (SVNL).

Samengevat werkt het zo dat een organisatie een evenement registreert bij het SVNL. De gemeente krijgen vervolgens het verzoek dit evenement goed te keuren.
Daarna kunnen de verkeersregelaars de cursus volgen en na het afronden van de cursus keurt de gemeente de aanstelling van deze verkeersregelaars goed.

Verkeersbegeleiders

Verkeersbegeleiders kunnen ingezet worden om deelnemers te begeleiden, bijvoorbeeld voor het toewijzen van een parkeerplaats of helpen bij het oversteken. Zij zijn niet bevoegd om het verkeer te regelen.
Verkeersbegeleiders hoeven geen cursus te volgen.

Bijlage 4: Veiligheidsplan

Als organisator van een evenement bent u primair verantwoordelijk voor de veiligheid van het publiek, medewerkers, deelnemers, publieke eigendommen en een ordelijk verloop van het evenement. Met het opstellen van het veiligheidsplan maakt u inzichtelijk welke risico’s uw evenement met zich meebrengt en welke maatregelen u daar als organisator op treft. In geval van een incident heeft u bovendien alvast nagedacht over de bestrijding zodat de eventuele impact ervan beperkt blijft. Het veiligheidsplan is dan ook een belangrijk document en maakt bij risicovolle evenementen onderdeel uit van de vergunningaanvraag. De gemeente en hulpverleningsdiensten kunnen op basis van het veiligheidsplan bovendien beter bepalen of er aanvullende maatregelen nodig zijn om het evenement nog veiliger te laten verlopen.

U kunt hiervoor het door ons opgestelde document gebruiken om in te vullen:

Format veiligheidsplan

Bijlage 5: Omgevingsdialoog

Voorkom bezwaren, betrek vroegtijdig bewoners, ondernemers en organisaties in de omgeving van het evenement. Laat ze tijdig mee denken over uw plannen, zodat u op steun kunt rekenen. Het vroegtijdig betrekken van de omgeving voorkomt veelal bezwaren.

Als organisator van het evenement bent u zelf verantwoordelijk voor het aangaan van het dialoog.

Wij vragen u daarom om de bewoners van nabijgelegen woningen en bedrijven uiterlijk 10 dagen van tevoren te informeren over uw evenement. Als organisatie stuurt u hierover een brief. Deze brief bevat voor zover van toepassing onderstaande informatie:

  • Informatie organisatie 
  • Contactgegevens
  • Informatie evenement
  • Data en tijden (inclusief op- en afbouw)
  • Verkeersmaatregelen 
  • Parkeerbeperkingen 
  • Regeling doorlaatbewijzen en regeling voor bewoners met parkeervergunningen
  • Consequenties voor het openbaar vervoer
  • Bereikbaarheid van het evenement per openbaar vervoer
  • Mogelijke overlast veroorzakende activiteiten of beperkingen