Bijlagen vergunning of melding evenement

Hier vindt u alle informatie over de bijlagen die u toevoegt wanneer u een melding indient voor een evenement, of een evenementenvergunning aanvraagt.

Bijlage 1: Situatieschets evenementlocaties

Bijlage 1 – U moet bij een vergunningaanvraag/melding een situatieschets met noordpijl (niet kleiner dan 1:1000) van de evenementlocatie(s) indienen, inclusief legenda. Een overzicht van beschikbare plattegronden die u hiervoor kunt gebruiken.

Op de situatieschets moeten de volgende aspecten, indien van toepassing, inclusief afmetingen, duidelijk gemaakt worden:

  • Ingangen/uitgangen
  • Nooduitgangen, inclusief breedte
  • Loop- en noodroutes/vluchtwegen
  • Brandblusvoorzieningen
  • Energiebronnen
  • (Nood-)geluidsinstallatie
  • (Nood-)lichtinstallatie
  • Omgeving van het terrein
  • Hekwerken ter afsluiting terrein
  • Dranghekken
  • Tenten
  • Podia
  • Energiebronnen
  • Koelwagens
  • Tappunten
  • EHBO
  • Toiletten
  • Attracties
  • Kramen
  • Bakwagens en frituren
  • Terras, stoelen/banken en (sta)tafels
  • Afvalbakken
  • Camping
  • Douches
  • Barbecues
  • Open vuur en vuurwerk
  • Overige
Bijlage 2: Plattegronden objecten groter dan 25 m2

Bijlage 2 - U moet bij een vergunningaanvraag/melding een plattegrond (niet kleiner dan 1:200) van alle objecten groter dan 25mindienen, inclusief legenda.

Op de plattegrond moeten de volgende aspecten, voor zover van toepassing, inclusief afmetingen, duidelijk gemaakt worden:

  • Het maximaal aantal personen in de ruimte
  • De opstelling van alle inventaris en inrichtingselementen
  • Voor zover aanwezig de aanduiding van de situering van:
    • Ingangen/uitgangen
    • Nooduitgangen, inclusief breedte
    • Loop- en noodroutes/vluchtwegen
    • Brandblusvoorzieningen
    • Energiebronnen
    • (Nood-)geluidsinstallatie
    • (Nood-)lichtinstallatie
    • Brandweeringang
    • Draairichting van doorgangen
    • Brand- en rookwerende scheidingsconstructies
Bijlage 3: Verkeersmaatregelen

Evenementen kunnen door hun omvang en inhoud veel invloed hebben op het verkeer. Als dit het geval is moet bij evenementen een verkeersplan worden opgesteld, met daarbij ook een
verkeerstekening. Dit heeft tot doel om de bezoekersstromen te regelen en de overlast voor bedrijven, bewoners en de overige weggebruikers zo veel mogelijk te beperken. De onderdelen uit dit
format kunnen daarvoor, voor zover van toepassing, gebruikt worden.

Gaat u een evenement organiseren waarbij de deelnemers een route over de weg moeten volgen? Dan moet u een routekaart bijvoegen met daarop aangegeven de tijdstippen waarop de
deelnemers bepaalde punten op de route passeren.

Format verkeersplan

Bijlage 4: Veiligheidsplan

Als organisator van een evenement bent u primair verantwoordelijk voor de veiligheid van het publiek, medewerkers, deelnemers, publieke eigendommen en een ordelijk verloop van het evenement. Met het opstellen van het veiligheidsplan maakt u inzichtelijk welke risico’s uw evenement met zich meebrengt en welke maatregelen u daar als organisator op treft. In geval van een incident heeft u bovendien alvast nagedacht over de bestrijding zodat de eventuele impact ervan beperkt blijft. Het veiligheidsplan is dan ook een belangrijk document en maakt bij risicovolle evenementen onderdeel uit van de vergunningaanvraag. De gemeente en hulpverleningsdiensten kunnen op basis van het veiligheidsplan bovendien beter bepalen of er aanvullende maatregelen nodig zijn om het evenement nog veiliger te laten verlopen.

U kunt hiervoor het door ons opgestelde document gebruiken om in te vullen:

Format veiligheidsplan

Bijlage 5: Omgevingsdialoog

Heeft u plannen om een nieuw evenement te organiseren of verwacht u dat uw (gewijzigd) evenement (een groter) effect heeft op de omgeving? Dan is het uw verantwoordelijkheid als organisator om de omgeving te betrekken bij de organisatie van het evenement. Denk hierbij aan het in gesprek gaan met bewoners, ondernemers en organisaties in de omgeving van het evenement. Dit noemen we de omgevingsdialoog. Door de omgeving mee te laten denken en doen in een vroege fase van de organisatie van het evenement kan dit tot betere plannen, meer steun en een soepelere aanvraag voor de evenementenvergunning leiden. De omgevingsdialoog zorgt voor duidelijkheid voor u als initiatiefnemer en organisator, voor de omgeving en voor de gemeente. De omgeving wordt op tijd geïnformeerd waardoor het ons als gemeente duidelijk wordt óf er bezwaren zijn tegen het evenement en of deze eventueel is aangepast aan de bezwaren. Zo houden we allemaal rekening met de verschillende belangen.

Bij de vergunningaanvraag voor uw evenement wordt gevraagd of u een omgevingsdialoog heeft gevoegd of gaat voeren en is er de mogelijkheid om een verslag toe te voegen. Voor het voeren van een omgevingsdialoog geven wij u de volgende handvaten mee:

  1. Bepaal de omgeving
  2. Nodig uit
  3. Ga het gesprek aan 
  4. Maak een verslag 
  5. Deel het verslag met de omgeving
  6. Lever het eindverslag aan bij de gemeente