Evenement organiseren

• Horeca, Sportkantines en Dorpshuizen: organiseert u een activiteit in een horeca-inrichting, sportkantine of dorpshuis? Past de activiteit binnen de normale bedrijfsvoering en vindt deze plaats binnen de grenzen van de horeca-inrichting, sportkantine of dorpshuis? Dan verwijzen wij u naar de webpagina Horeca, sportkantines en dorpshuizen.

• Besloten feest: Een besloten feest is geen evenement. Hiervoor is geen vergunning of melding nodig. Wel bent u zelf verantwoordelijk voor eventuele geluidsoverlast en verkeersoverlast in de omgeving. Er zijn officieel geen richtlijnen voor muziek bij een besloten feest. De 'richtlijn’ is overlast vanuit de omgeving.
  Als er meldingen komen van overlast kan er handhaving of politie komen controleren. Wij verlenen geen toestemming voor besloten feesten op gemeentegrond.
  Houd rekening met een eventueel benodigde melding brandveilig gebruik.

• Scouting of jeugdkamp van vereniging: Organiseert u een jeugdkamp voor uw eigen leden, op uw eigen terrein? Dan hoeft u daar geen vergunning voor aan te vragen, of een melding te doen. Bekijk wel de informatie over een Melding Brandveilig Gebruik, als u in de gebouwen wilt overnachten.

• Wegwedstrijd: Wanneer er sprake is van een wegwedstrijd met een voertuig (fiets, auto, brommer etc.), moet ontheffing aangevraagd worden van het verbod op het houden van wedstrijden op de weg op grond van de Wegenverkeerswet. Als de wegen van het evenement allemaal binnen de gemeente Meierijstad liggen, moet deze ontheffing aangevraagd worden bij de gemeente. Dit is een afzonderlijke aanvraag.

  Een evenementenvergunning moet daarnaast worden aangevraagd voor het inrichten van de start- en finishlocatie en eventuele andere deellocaties waar aan het evenement gerelateerde activiteiten plaatsvinden.

  Wanneer de wedstrijd gemeentegrensoverschrijdend plaatsvindt, dan wel de weg in beheer is van een ander overheidsorgaan, moet de ontheffing aangevraagd worden bij de Gedeputeerde Staten van de provincie; dit kan via de website van de provincie Noord-Brabant.

• Doortocht zonder wedstrijdelement: Organiseert u een tocht te voet, of per voertuig, waarbij de start en finish niet in Meierijstad ligt? Dan hoeft u dit formulier niet in te vullen, alleen een mail te sturen naar vergunningen@meierijstad.nl met daarin het tijdstip, de datum en de route van de tocht. Dit heet een verklaring van geen bezwaar.

Een melding brandveilig gebruik is nodig als u een evenement / privéfeest organiseert in een:

Tijdelijk gebouw (tent) met meer dan 150 personen

U hoeft dit niet apart te regelen. De melding maakt namelijk al deel uit van de aanvraag evenementenvergunning.
Een privéfeest is geen evenement. Zie hiervoor de toelichting onder het kopje uitzonderingen. In dat geval dient u bij een tijdelijk gebouw met meer dan 150 personen wel een melding te doen via het omgevingsloket.

Bestaand gebouw (bv. sporthal, bedrijfshal) met meer dan 50 personen

Maak een melding als uw evenement niet is opgenomen in de gebruiksvergunning van het gebouw. Stem dit dus af met de eigenaar van het gebouw. De melding maakt u via het omgevingsloket. Doe dit tegelijk met de aanvraag evenementenvergunning, anders heeft u kans dat wij u de evenementenvergunning niet verlenen.

Geen kosten 

• Voor een melding hoeft u geen leges te betalen.
• Ook niet-commerciële evenementen komen in aanmerking voor vrijstelling van leges.

Wel kosten

Voor commerciële evenementen gelden de volgende legestarieven:

Is uw evenement goedgekeurd dan kunt u contact opnemen met de gemeentewerf voor het gebruik van gemeentelijke materialen. 

Commerciële evenementen

De basisafspraak is dat commerciële evenementen de kosten voor materiaal, borden en afval zelf voor hun rekening moeten nemen. Hierop zijn twee uitzonderingen

• Kermissen. Van de kermis als commerciële evenement is bekend dat het in een aantal kernen niet kostendekkend kan worden georganiseerd. Wij vinden het een belangrijk volksfeest dat behoort bij het erfgoed van Meierijstad. 
• Commerciële jeugd- en jongerenevenementen die beeldbepalend zijn en waarmee Meierijstad zich op de kaart kan zetten, stellen we gelijk aan de niet-commerciële jeugd- en jongerenevenementen. Of iets beeldbepalend is, wordt vastgesteld in overleg met de afdeling Ondernemend/citymarketing (bijvoorbeeld een Nederlands kampioenschap BMX of dressuur).

Aan organisatoren van commerciële evenementen is de gemeentewerf (GW) bereid om tegen betaling materialen beschikbaar te stellen. Deze moeten dan wel voorradig zijn. De kosten zijn als volgt:

* Omdat het niet mogelijk is om op zaterdag of zondag terug te brengen, wordt het weekend gezien als één dag. Bedragen zijn inclusief BTW.

Niet-commerciële evenementen

In onderstaand schema is de dienstverlening van de gemeentewerf (GW) voor wat betreft het beschikbaar stellen van materialen weergegeven voor de niet-commerciële evenementen. 

Op bovenstaand schema zijn diverse uitzonderingen aan de orde. Voor een overzicht hiervan verwijzen we je naar de nota met het evenementenbeleid (op te vragen bij de gemeente).

Voorwaarden gebruik gemeentelijke materialen

Aan het gebruik van gemeentelijke materialen stelt de gemeente de volgende voorwaarden:

• De organisator van het evenement is verantwoordelijk voor de beschikbaar gestelde materialen.
• De materialen zijn alleen af te halen bij de gemeentewerf in Veghel. 
• De organisator betaalt na afloop eventueel beschadigde materialen en materialen die niet zijn teruggebracht.
• Indien van toepassing: u betaalt op de gemeentewerf in Veghel vooraf met pin voor de huur van materialen.
• Bij het afhalen ondertekent de organisator een formulier met daarin aangegeven wat voor materialen er meegenomen worden en wat de voorwaarden zijn (betaling, schades, e.d.) 
• Kosten voor transport, de inzet van de Buitendienst Meierijstad, verhuur en verrekening van water en stroom worden achteraf gefactureerd. 

Vraag groter dan aanbod

Indien de vraag naar materialen en borden groter is dan beschikbaar dan overlegt de GW met de organisator(en) hoe dit op te lossen is. Indien de GW gevraagd wordt werkzaamheden te doen, die in bovenstaand schema door een organisator gedaan zou moeten worden, is dit bespreekbaar tegen nader te bepalen kosten (uurloon is € 85,-).  

Zowel commerciële als niet-commerciële evenementen betalen het feitelijk verbruik van elektra en water. Maakt u gebruik van gemeentelijke elektrakasten en/of waterputten dan openen wij deze en noteren de meterstanden.

De gemeente neemt alleen het verbruik van elektra en water voor haar rekening bij

• niet-commerciële volksfeesten en bij
• enkele specifieke jeugd- en jongerenevenementen te weten bouwdorpen/kindervakantieweken en de Nationale Buitenspeeldag (uiteraard voor zover er gebruik gemaakt wordt van gemeentelijke aansluitingen).

Wilt u gebruik maken van gemeentelijk stroom en water? Neem dan contact op met de gemeentewerf via 14 0413. Aan het gebruik van gemeentelijk stroom en water zijn kosten verbonden.

Raadpleeg het Evenementenbeleid Meierijstad Uitvoeringsnota 2023-2026 op overheid.nl.

Bent u het niet eens met een besluit van de gemeente? U kunt binnen 6 weken bezwaar maken.

Neem dan contact op met de afdeling Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH) via tel. 14 0413 of e-mail: vergunningen@meierijstad.nl.