Evenement organiseren

• Horeca, Sportkantines en Dorpshuizen: organiseert u een activiteit in een horeca-inrichting, sportkantine of dorpshuis? Past de activiteit binnen de normale bedrijfsvoering en vindt deze plaats binnen de grenzen van de horeca-inrichting, sportkantine of dorpshuis? Dan verwijzen wij u naar de webpagina Horeca, sportkantines en dorpshuizen.

• Wedstrijden of tochten door Meierijstad: is de vergunning of melding voor uw evenement in een andere gemeente dan Meierijstad geregeld? En maakt u gebruik van het grondgebied van Meierijstad? Bijvoorbeeld een wielrenwedstrijd, wandeltocht of stoet. Regel dan bij ons de 'verklaring van geen bezwaar'. Stuur een e-mail met alle informatie over het evenement naar vergunningen@meierijstad.nl.

• Besloten feest: organiseert u een besloten feest bij u thuis, op school of op uw bedrijf dat niet plaatsvindt op of aan de weg? Dan is er geen melding of vergunning nodig zolang er maar geen sprake is van een grote invloed op het verkeer. Wij adviseren u omwonenden te informeren over eventuele overlast. Houd wel rekening met een eventueel benodigde melding brandveilig gebruik.

Een melding brandveilig gebruik is nodig als u een evenement / privéfeest organiseert in een:

Tijdelijk gebouw (tent) met meer dan 150 personen

U hoeft dit niet apart te regelen. De melding maakt namelijk al deel uit van de aanvraag evenementenvergunning.
Een privéfeest is geen evenement. Zie hiervoor de toelichting onder het kopje uitzonderingen. In dat geval dient u bij een tijdelijk gebouw met meer dan 150 personen wel een melding te doen via www.omgevingsloket.nl

Bestaand gebouw (bv. sporthal, bedrijfshal) met meer dan 50 personen

Maak een melding als uw evenement niet is opgenomen in de gebruiksvergunning van het gebouw. Stem dit dus af met de eigenaar van het gebouw. De melding maakt u via www.omgevingsloket.nl. Doe dit tegelijk met de aanvraag evenementenvergunning, anders heeft u kans dat wij u de evenementenvergunning niet verlenen.

Geen kosten 

• Voor een melding hoeft u geen leges te betalen.
• Ook niet-commerciële evenementen komen in aanmerking voor vrijstelling van leges.

Wel kosten

Voor commerciële evenementen gelden de volgende legestarieven:

Is uw evenement goedgekeurd, dan ontvangt u het ‘Aanvraagformulier gemeentelijk materiaal voor gemeentewerf’. U dient dit formulier ingevuld retour te sturen naar info@meierijstad.nl.

Commerciële evenementen

De basisafspraak is dat commerciële evenementen de kosten voor materiaal, borden en afval zelf voor hun rekening moeten nemen. Hierop zijn twee uitzonderingen

• Kermissen. Van de kermis als commerciële evenement is bekend dat het in een aantal kernen niet kostendekkend kan worden georganiseerd. Wij vinden het een belangrijk volksfeest dat behoort bij het erfgoed van Meierijstad. 
• Commerciële jeugd- en jongerenevenementen die beeldbepalend zijn en waarmee Meierijstad zich op de kaart kan zetten, stellen we gelijk aan de niet-commerciële jeugd- en jongerenevenementen. Of iets beeldbepalend is, wordt vastgesteld in overleg met de afdeling Ondernemend/citymarketing (bijvoorbeeld een Nederlands kampioenschap BMX of dressuur).

Aan organisatoren van commerciële evenementen is de gemeentewerf (GW) bereid om tegen betaling materialen beschikbaar te stellen. Deze moeten dan wel voorradig zijn. De kosten zijn als volgt:

* Omdat het niet mogelijk is om op zaterdag of zondag terug te brengen, wordt het weekend gezien als één dag. Bedragen zijn inclusief BTW.

Niet-commerciële evenementen

In onderstaand schema is de dienstverlening van de gemeentewerf (GW) voor wat betreft het beschikbaar stellen van materialen weergegeven voor de niet-commerciële evenementen. 

Op bovenstaand schema zijn diverse uitzonderingen aan de orde. Voor een overzicht hiervan verwijzen we je naar de nota met het evenementenbeleid (op te vragen bij de gemeente).

Voorwaarden gebruik gemeentelijke materialen

Aan het gebruik van gemeentelijke materialen stelt de gemeente de volgende voorwaarden:

• De organisator van het evenement is verantwoordelijk voor de beschikbaar gestelde materialen.
• De materialen zijn alleen af te halen bij de gemeentewerf in Veghel. 
• De organisator betaalt na afloop eventueel beschadigde materialen en materialen die niet zijn teruggebracht.
• Indien van toepassing: u betaalt op de gemeentewerf in Veghel vooraf met pin voor de huur van materialen.
• Bij het afhalen ondertekent de organisator een formulier met daarin aangegeven wat voor materialen er meegenomen worden en wat de voorwaarden zijn (betaling, schades, e.d.) 
• Kosten voor transport, de inzet van de Buitendienst Meierijstad, verhuur en verrekening van water en stroom worden achteraf gefactureerd. 

Vraag groter dan aanbod

Indien de vraag naar materialen en borden groter is dan beschikbaar dan overlegt de GW met de organisator(en) hoe dit op te lossen is. Indien de GW gevraagd wordt werkzaamheden te doen, die in bovenstaand schema door een organisator gedaan zou moeten worden, is dit bespreekbaar tegen nader te bepalen kosten (uurloon is € 85,-).  

Zowel commerciële als niet-commerciële evenementen betalen het feitelijk verbruik van elektra en water. Maakt u gebruik van gemeentelijke elektrakasten en/of waterputten dan openen wij deze en noteren de meterstanden.

De gemeente neemt alleen het verbruik van elektra en water voor haar rekening bij

• niet-commerciële volksfeesten en bij
• enkele specifieke jeugd- en jongerenevenementen te weten bouwdorpen/kindervakantieweken en de Nationale Buitenspeeldag (uiteraard voor zover er gebruik gemaakt wordt van gemeentelijke aansluitingen).

Wilt u gebruik maken van gemeentelijk stroom en water? Neem dan contact op met de gemeentewerf via 14 0413.